фондів повинен знати ввірену йому документальне багатство з точністю до кожної справи. Суспільству ж в цілому необхідно знати, скільки цінних джерел зберігається в його архівах.
Під обліком архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цього кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Таким чином, облік складається з наступних етапів:
підрахунку кількості документів в архіві;
реєстрація відомостей про кількість документів у В«внутрішніхВ» облікових документах архіву;
заповнення на їх основі документів централізованого державного обліку, які представляються до органів управління архівною справою суб'єктів федерації;
складання в органах управління архівною справою зведених документів централізованого державного обліку та подання їх у Росархів.
Централізований державний облік документів - це система обліку, заснована на зосередженні в органах управління архівною справою відомостей про кількість архівних документів.
Науковий облік документів здійснюється, виходячи з таких принципів:
централізації обліку - регламентація взаємодії Федеральної архівної служби з установами, створюють і зберігають документи державної частини АФ РФ, і власниками документів недержавної частини АФ РФ;
уніфікації обліку - Наступність обліку архівних документів на всіх етапах роботи з ними (єдність облікових документів);
динамічності обліку - будь-який рух документів архіву (надходження, вибуття, опис) має бути своєчасно налагоджено в облікових формах;
повноти і достовірності державного обліку - документи, давно знищені, а також такі, які, нібито, надійшли на комплектування, не повинні значитися що зберігаються. p> Цифри облікових форм повинні відображати реальну кількість документів в архіві, інакше буде спотворена вся статистична картина галузі.
Одиницею обліку Архівного фонду РФ називається одиниця вимірювання кількості документів. p> Одиницями обліку Архівного фонду РФ є:
v архівний фонд (а також прирівняна до нього архівна колекція);
v одиниця зберігання;
v окремий відокремлений документ.
Наприклад: обсяг документів ЦДАДА (РДАДА) на 1989р. Складає 1383 фонду та 3333104 одиниці зберігання.
Організація обліку документів Архівного Фонду Російської Федерації
Державному обліку підлягають такі документи:
державних архівів (федеральних, центральних, крайових, обласних, міських, районних);
державних музеїв та бібліотек;
наукових та науково-галузевих архівів Російської академії наук, а також інших відомств;
структурних підрозділів організацій, що зберігають документи (відомчих архівів);
недержавних архівів юридичних і фізичних осіб, віднесених до складу архівного фонду РФ на основі угоди з Федеральною архівною службою.
Сучасні правила обліку базуються на Регламенті державного обліку документів Архівного фонду РФ, зареєстрованому Міністерством юстиції 8 липня 1997 Регламент встановив вимоги про порядок і терміни подання облікових відомостей установ системи Росархіву та організацій, що є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів, а також недержавних організацій, що зберігають документи Архівного фонду РФ. p> Практично організація обліку представляє собою виснажливий процес складання та ведення облікових документів. У деяких недосвідчених фахівців при першому знайомстві з достатком облікових показників виникає В«учетофобіяВ» - професійне В«ЗахворюванняВ» архівістів. p> Під обліковими документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Усі облікові документи поділяються на внутрішні та централізованого державного обліку та розрізняються по складу в недержавних, державних, відомчих архівах, архівах РАН, галузевих фондах органах управління архівною справою суб'єктів РФ і Росархіві. br/>
1.3 Складання облікових документів в архіві
Внутрішні облікові документи. Ці документи є основою для всіх зведених форм: якщо первинні форми складені недбало, неточні або просто загублені за якийсь період, то ніякої зведеної статистики отримати не вдасться.
До внутрішніх обліковими документами належать: книга надходжень, список фондів, лист фонду, архівний опис, справа фонду. Крім того, при необхідності і залежно від складу документів можуть також вестися окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку руху фондів, книги обліку документів, передаються в інші архіви, книги обліку фондів і справ, виділених до знищенню, паспорти фондів та ін полистного облік документів здійснюється на основі внутрішніх описів та листа-завірителя справи. p> Книга надходжень призначена для первинного обліку надходять в архів документів. З її допомогою можна дізнатися, звідки, коли, в якому стані...
