/p>
У книзі обліку надходжень та вибуття документів роблять відмітки про кожному поточному надходженні (Вибуття) справ і змін у складі фондів в архіві. p> Зміна обсягу справ можуть бути пов'язані, насамперед, з прийомом справ від структурних підрозділів.
Стандартна ситуація в архівах організації полягає в тому, що обсяги справ, що зберігаються в архіві будуть щорічно збільшуватися на певну кількість справ. До кількості справ постійного зберігання додається кількість справ з особового складу та справи зі термінами збереження понад 10 років.
Зміни обсягів справ у бік зменшення можуть бути пов'язані з планомірним знищенням справ з вичерпаним термінами зберігання, а також з передачею справ на державне зберігання або інший архів.
Відомості, заносяться до книги обліку надходжень і вибуття документів, служать основою для складання листів фондів.
Облік надходження і вибуття документів в архіві, що зберігають один фонд, ведуть по аркушу фонду.
Список фондів служить для сумарного обліку фондів і присвоєння їм номерів. Його ведуть, якщо архів зберігає два або більше фондів.
Описи справ служать для поедінічно і сумарного обліку справ, одночасно виконуючи ряд функцій. Поедінічно облік ведуть, закріплюючи за кожною справою в опису самостійного номеру.
Підсумки сумарного обліку відображають у підсумковій запису до опису. Будь-яка зміна обсягу справ в описі в результаті надходження, переформування, вибуття справу відображають у новій підсумкової запису з обов'язковим посиланням на документ, в якому зафіксовані ті чи інші зміни у складі справ. Потім складають нове підсумкову запис. p> Наприклад:
Справи № 18, 20, 41 вибули на підставі акта про виділення до знищення справ від 26.08.98 № 3.
У опису в графі В«ПриміткаВ» навпроти кожного вибулого справи пишуть або проставляють штамп В«ВибуваєВ». p> Описи структурних підрозділів, за якими справи передавалися в архів, служать обліковими документами переданих справ до тих пір, поки справи не будуть враховані в річних розділах описів справ тимчасового зберігання.
Лист фонду існує для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ з особового складу та описів справ тимчасового зберігання.
Лист фонду існує для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ фонду, обліку документів, що відображають зміну в складі і обсягу фонду. За листу фонду ведуть облік надходження та вибуття документів в архіві, якщо архів зберігає один фонд.
Лист фонду є основним обліковим документом, в якому записують всю інформацію про склад і обсяг справ, кількість і номери облікових документів на них.
У графі В«Назва фонду "вказують у хронологічній послідовності всі назви і підвідомчість організації фондоутворювача з моменту виникнення поза Залежно від наявності документів за цей період. Далі всі зміни в назвах і підвідомчості вносять по мірі надходження документів до архіву.
Відомості про надходження або вибуття справ вписують в лист фонду лише на підставі тих чи інших документів,
Документи, повідомляють про надходження або вибуття справ:
1. описи справ структурних підрозділів;
2. описи справ постійного збереження;
3. описи справ по особовому складу;
4. описи справ тимчасового (понад 10 років) зберігання;
5. акти прийому-передачі справ до державного архіву;
6. акта про виділення справ до знищення;
7. акта про невиявлення справ, шляхи пошуку яких вичерпані;
8. акта про невиправному пошкодженні справ;
9. акта перевірки наявності та стану справ.
Лист фонду перескладалися в тому випадку, якщо він невиправно пошкоджений. Старий лист зберігають і поміщають у справу фонду. На старому та новому аркушах роблять відмітку "Лист пересоставлен" з датою пересоставления (у правому верхньому куті). p> Лист фонду може мати лист-продовження, у правому верхньому кутку якого пишуть "продовження фонду №, лист 2 "і т.д. Листи зберігають у порядку їх номерів в папці з клапанами (НЕ підшиваючи).
Архів будь організації на кожен фонд повинен мати справу фонду.
У справу фонду поміщають:
1. історичну довідку;
2. старі листи фонду;
3. акти передачі або прийому справ в архів;
4. акти про виділення документів і справ до знищення;
5. акти про невиправних пошкодженнях справ;
6. акти про проведеннях перевірок наявності справ;
7. методичні посібники з обробки справ фонду та ін
Документи в справі фонду розташовують у хронологічній послідовності. Листи документів нумерують.
Акти, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, поміщають у справу фонду тільки після внесення змін в усі облікові документи архіву.
1.1 Облік і забезпечення збереження документів архівного фонду Російської Федерації
В
Архівіст як зберігач...
