, і в якій кількості отримані документи для архіву. Можна встановити надходження в архів фондів і справ за будь-який період часу. Книга надходжень допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний відрізок часу.
У книгу надходжень у хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від того, є надходження первинним або вторинним. При веденні книги необхідно звернути увагу на наступні моменти: стадчік-фондоутримувачів може не збігатися з фондообразователем, в такому випадку слід вказати їх обох.
Необхідно охарактеризувати склад і стан документів, а також роки.
Якщо надійшла розсип, то необхідно її зважити.
Склад документів вказується на підставі здавальної опису, а якщо її немає, то на підставі хоча б приблизного знайомства з документами надходження.
Список фондів являє собою перелік найменувань архівних фондів у порядку їх номерів, які вони отримують по мірі їх надходження.
Вказується офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача і офіційно прийняте скорочена назва.
Якщо назва фондообразователя змінювалося, то вказується його останнє найменування. Головна ціль списків фондів - закріпити за кожним фондом свій унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз, як ім'я людині, але на відміну від людського його не можна змінити.
При вибутті фонду з архіву В«звільнивсяВ» номер не може бути присвоєний іншому фонду, так як колишній номер міг увійти в науковий обіг.
Лист фонду включає відомості про назву з усіма його перейменуваннями і номері архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та наявності описів.
Лист фонду розкриває і динаміку змін складу та стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження та вибуття документів.
Лист фонду складається з трьох основних розділів:
1) відомості про перейменування фондообразователя;
2) відомості про місцезнаходження фонду та його номері;
3) відомості про рух (Надходження та вибуття) документів фонду. p> Відомості про русі документів наводяться окремо для описаних і неописаних документів (Розсипи). p> При обліку розсипи може бути зазначено кількість справ, документів або листів; при обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання.
За листу фонду присвоюється номер кожного опису. Якщо матеріали якої-небудь опису вибувають з архіву, то її номер не присвоюється інший опису.
Архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фонду).
Справа фонду - комплекс документів, віддзеркалюють історію архівного фонду.
У справу фонду включається історична довідка про фондоутворювача; схема систематизації справ фонду, робоча інструкція з обробки фонду; акти про прийом документів; акти про виділення документів до знищення; акти перевірки наявності та стану документів, акти про несправному пошкодженні документов; копії характеристик фонду, складені для путівника; довідка про використання матеріалів фонду та ін
Таким чином, з справи фонду можна отримати такі відомості:
v про дату створення установи;
v підпорядкованості;
v реорганізації;
v умовах зберігання матеріалів;
v видів науково-технічної обробки матеріалів.
Кожному справі фонду присвоюється номер фонду та його назву. Справи фондів зберігаються в порядку їх номерів.
Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача і про зміні в науково-довідковому апараті фонду включається у справу тільки після фіксації цих змін у списку фондів, в описах, реєстрі описів.
Всі документи, знаходяться в справі фонду, повинні бути підшиті та пронумеровані; на них складається внутрішній опис.
Документи централізованого державного обліку. Документи централізованого державного обліку складаються на основі підсумовування даних, витягнутих з документів внутрішнього обліку.
Основним документом централізованого обліку в державному архіві і архіві установи є паспорт архіву організації, який залишається архівами установ у Залежно від складу документів. У нього включається дані про умови зберігання документів, кількості одиниць зберігання документів, кількості одиниць зберігання та забезпеченості кадрами відомчого архіву на 1 грудня кожного року.
Паспорт державного архіву 1 січня кожного року містить значно більшу число показників і складається з наступних розділів, які показують його складу і об'єм:
v архівні матеріали;
v страхової фонд копій;
v науково-довідковий апарат;
v умови зберігання документів.
Картка фонду служить основою для створення фондового каталогу суб'єкта Федерації і Центрального фондового каталогу Федеральної архівної служби. Вона містить зведені дані з листа фонду.
Картки фон...
