е в ролі посередника, щоб розрядити обстановку.
. Періодично перевіряйте, чи готова група прийняти рішення. Ви повинні не упустити момент, коли група дійшла згоди і нова дискусія вже не може додати нічого суттєвого.
. Дотримуйтеся вироблених групою правил прийняття рішень. Якщо є незгодні, потрібно провести голосування і прийняти рішення більшістю голосів.
. Перш ніж завершити збори (нарада), підведіть підсумки роботи. З'ясуйте у групи, чи є необхідність зібратися ще раз. Важливо, щоб люди пішли з зібрання (наради) з ясним розумінням того, якими мають бути наступні кроки. Коли засідання закінчується без досягнення, яких би то не було рішень, може з'явитися відчуття розчарування і краху надій.
Засідання призначаються в термін, зручний для більшості учасників, - як правило, у другій половині дня. З ранку люди зазвичай займаються важливими і терміновими справами. З ранку ж проводяться лише «оперативки».
Якщо з якихось причин помічника керівника або референта не виявилося на зборах, то не слід просити якого-небудь співробітника вести протоколи зборів групи, в яких він виступає як учасник. У таких випадках просять членів групи вести протокол по черзі.
Керівник або голова зборів повинен сісти поруч з протоколістом, щоб звертатися до його записів для пояснень і підбиття підсумків. У протокол записується питання, виконавець і термін виконання. Присутніх інформують про наявний резерві часу; цілях, основних питаннях, порядок проведення та умови роботи.
Оптимальна тривалість «оперативки»- 20 - 40 хв (її доцільно проводити 2-3 рази на тиждень). Для проблемного наради з насиченою повісткою відводять 1,5-2 год, а обговорення складного питання - 40 - 45 хв. Через 2 год безперервної роботи люди готові на все, щоб швидше розійтися. Краще вирішити за одне засідання більше питань - люди менше «ллють воду».
Першим обов'язком керівника є психологічне розвантаження учасників. Це досягається створенням доброзичливої, комфортної обстановки. Іншим обов'язком керівника зборів (наради) є вирішення організаційних проблем: проходження регламенту, забезпечення порядку і дисципліни (не допускати ходіння, розмов), ведення протоколу. Нарешті, третій обов'язок складається в управлінні процесом обговорення проблеми та активізації аудиторії. Необхідно нагадати учасникам, щоб вони не відмовчувалися, що вони запрошені для вислуховування їх думки. Керівник зборів гасить конфлікти, присікає критиканство, резюмує виступи.
Виділяють наступні найбільш часто зустрічаються типи учасників зборів.
«Нісенітний». Таких людей краще робити своїми союзниками, для чого поговорити віч-на-віч, щоб дізнатися справжню причину негативної позиції і запропонувати брати участь у виробленні рішення. Спростовувати їх потрібно з допомогою інших осіб, а в екстремальних випадках тимчасово перервати засідання або посадити їх на край столу, в кут приміщення або глибоке крісло, що психологічно розслабляє.
«Позитивіст». Добродушний, надає підтримку у важких і спірних питаннях.
«Всезнайка». Його краще посадити поруч з головою.
«Базіка». Його також рекомендується посадити поруч з головою або авторитетною особистістю.
«Боягуз»....
