ами
. Підготуйте порядку денного, тобто перелік питань, які повинні бути вирішені на зборах (нараді). Ці питання можуть ставитися як до виконання раніше прийнятих рішень, так і до нових проблем, що виникли з моменту попереднього зібрання (наради).
. Вирішіть, хто має бути присутнім на зборах, і заздалегідь повідомте їх про це. Як правило, на виробничому зборах присутні всі члени трудового колективу. На нараду запрошуються тільки ті співробітники, в компетенції яких вирішення виниклих проблем.
. Виберіть відповідне місце і час. Переконайтеся, що місце обладнане всім необхідним. Визначте час, необхідний для обговорення цих питань. Врахуйте, що ідеальна тривалість проведення зборів (нарад) - не більше півтори години. Якщо збори повинно тривати довше, передбачте перерви.
. Роздайте порядку денного. Повістка повинна бути на руках у співробітників за кілька днів до зборів (наради), щоб вони могли підготуватися до зборів (наради).
. Визначте заздалегідь основного виступаючого і співдоповідачів.
. Попередньо поговоріть з кожним учасником наради, з'ясуйте їх позицію. Це допоможе передбачати конфліктні ситуації і спланувати їх дозвіл при збереженні згуртованості колективу.
. Важливий вибір приміщення для проведення наради. Приміщення має бути обладнане зручними меблями, мати нормальну температуру повітря. Краще всього розмістити учасників наради за круглим столом, коли кожен з них розташовується обличчям до всіх інших. Для поліпшення спілкування перед учасниками доцільно встановити таблички з повними іменами, добре видимі всім присутнім.
Порядок денний. Зазвичай секретарю дається усне або письмове розпорядження про те, які питання повинні бути на порядку денному. Він же може зателефонувати учасникам зібрання і з'ясувати, які питання вони б хотіли вирішити до його початку, з тим щоб уникнути затягнутого і часто непотрібного розділу «Різне». Далі секретар готує чорнову порядку денного і обговорює час, необхідний для вирішення кожного питання. Заздалегідь можна розіслати доповідь (у вигляді тез, довідки, тексту), і тоді елементами наради стануть: обговорення проекту рішення, відповіді на питання, внесення поправок і прийняття самого рішення.
Учасники. На захід запрошуються тільки ті люди, без яких взагалі не можна обійтися. Якщо кандидатів набирається дуже багато, засідання може виявитися некерованим і не принести очікуваних результатів.
1.2 Протягом зборів
1. Обговоріть порядок денний і, якщо необхідно, внесіть до неї зміни з урахуванням нових обставин, що з'явилися в самий останній час.
. Стежте за часом, щоб дотримувався регламент, так як розгорнулася дискусія може його порушити.
. Слідкуйте за свободою висловлювання думок учасниками наради незалежно від їх службового становища. Потрібно тактовно стримувати енергію осіб, які звикли володіти ініціативою в силу свого характеру, надаючи менш активним учасникам можливість виступити раніше.
. Під час дискусії займайте нейтральну позицію по відношенню до висловлюваних думок.
. Слідкуйте за починаються конфліктами і втручайтеся, якщо це необхідно. Виступайт...
