ило сказати, що управління і контроль операцій та робіт, пов'язаних (ініційованих ) з документами, - основна задача процесу збільшення продуктивності і зниження витрат на управління.
Системи роботи з образами документів, реалізувавши перетворення паперових документів в цифрову форму, зробили доступ до інформації значно ефективніше, до того ж користувачі отримали набір інструментів для настроюваної маршрутизації та управління зображеннями та іншою інформацією.
Це істотно спростило отримання статистичної інформації по виконуваних робіт, а також автоматизировало стандартні завдання клерків. У корпоративному середовищі клієнт-сервер продукти даного класу дозволяють організувати стандартне управління великими обсягами зображень документів.
На початку 90-х для всіх типів економічних систем відповідальне виконання усіма співробітниками доручених робіт виходить на перший план, тому стара технологія автоматизації документообігу стає недостатньою, в силу чого з'являється нова технологія: «workflow=робота + управління потоками робіт ».
1.2 Система електронного документообігу (СЕД)
Основними завданнями впровадження СЕД є:
ефективне управління документопотоками на підприємстві;
централізоване зберігання документів;
підвищення контролю виконання робіт за документами;
збільшення продуктивності роботи працівників;
полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень;
інформаційна безпека підприємства.
Впровадження корпоративних СЕД дає організаціям два типи переваг: тактичні і стратегічні.
. Тактичні переваги впровадження СЕД пов'язані в основному зі скороченням витрат. Їх досить легко визначити і виміряти. Вимірювані в грошовому вираженні переваги можуть бути прораховані на основі підрахунку того, скільки можна прибрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, скільки звільнити серверів, які часто зберігають багато копій одних і тих же документів.
Отже, автоматизація електронного документообігу дає організаціям наступні тактичні переваги: ??
фізичне звільнення місця;
зменшення витрат на копіювання;
зменшення витрат на доставку інформації в паперовому вигляді;
зменшення витрат на ресурси: люди та обладнання;
зменшення витрат на папір;
підвищення продуктивності роботи: більш швидке виконання робіт, збільшення загальної кількості виконуваних робіт, поліпшення роботи з даними / записами (документами, що мають юридичні зобов'язання), можливість виконання нових типів робіт або виконання робіт по іншому.
. До стратегічних переваг впровадження СЕД відносяться переваги, які пов'язані з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах. А це пов'язано з зростанням обороту або прибутку, якщо йдеться про комерційні структури, або з поліпшеннями в роботі, прийнятті рішень, обслуговуванні, якщо мова йде, наприклад, про органи державної влади. За самою своєю природою ці переваги важче виміряти.
Отже, впровадження електронного документообігу дає наступні с...
