и давньоримських державних діячів Цицерона і Плінія.
Так багато першоджерела втрачені назавжди. Тисячі згорілих давніх документів в Олександрійській бібліотеці в Єгипті - велика втрата для всього людства. Багато війни, революції і пожежі постійно знищують безцінні пам'ятки і документи минулого.
Для нормального функціонування і розвитку будь-якої організації необхідно постійно володіти як оперативної, так і стратегічною інформацією у відповідній галузі діяльності. Під інформацією звичайно розуміють сукупність відомостей, показників, даних, необхідних для опису того чи іншого явища або процесу.
Управлінський процес зводиться до збору, обробці, передачі, зберігання, пошуку і використання інформації з метою вироблення управлінського рішення.
Інформація може бути бездокументарній (усній) і документованої, тобто зафіксованої на будь-якому носії інформації (паперовому, магнітному). Процес фіксування інформації, тобто створення документа, називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документування) повинна здійснюватися за встановленими правилами. Таким чином, документ або документована інформація - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
При створенні документів використовують різні способи документування залежно від змісту інформації: звукозапис (фонодокумент), фотографію (фотодокумент), запис зображень і звуків (аудіовізуальний документ).
Документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений у встановленому порядку, називається офіційним документом. Офіційний документ, який використовується в поточній діяльності організації, називають службовим документом.
Якщо документ створений особою поза сферою його службової або громадської діяльності, то він вважається документом особового походження.
Документи виконують ряд важливих функцій:
? інформаційну: є носієм і джерелом інформації;
? управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати виробничі процеси;
? правову: служать юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості та показники;
? комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією та спілкування між різними об'єктами;
? облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності.
? соціальну: відображають соціально-економічну, політичну, громадську та інші сфери життя держави та її громадян; [3, с. 56].
? культурну: є пам'яткою культури даної епохи, показують її специфіку, колорит, звичаї, звичаї, традиції;
? історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, повніше і конкретніше інших історичних пам'яток розкривають історичні події, підтверджують і доповнюють факти, допомагають відновлювати історичне минуле країн і народів.
У стандартах на управлінську документацію встановлюється склад окремих елементів документа (реквізитів), їх розташування і правила оформлення [8, с. 40].
...
