Численність видів і різновидів документів, складність їх складу, наявність спеціальних правил надання документам юридичної сили та інші серйозні проблеми, пов'язані з управлінською документацією, викликають необхідність виділення спеціальної галузі діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами . Ця галузь діяльності називається діловодством або документаційне забезпечення управління.
У будь-якій організації незалежно від її функцій, специфіки діяльності створюється велика кількість документів. Основне призначення документа - зафіксувати і передати інформацію. Щодня організаціям доводиться приймати, відправляти, створювати величезну кількість документів, а потім в певних умовах їх зберігати і використовувати отриману інформацію, визначати терміни зберігання і передавати їх в архів. Вся ця сукупність робіт з документами, починаючи з моменту їх створення або отримання до передачі на зберігання в архів або знищення, визначається поняттям «діловодство».
Діловодство як процес обробки інформації являє собою частина технології управління, акцентуючи у своїй сфері кошти, навички і прийоми обробки документів. Предметом праці - є інформація міститься в документі. Засобом праці служить оргтехніка, яка забезпечує обробку інформації, якість і високу продуктивність праці.
Діловодство має бути організовано таким чином, щоб забезпечувалася швидка, безперебійна і ефективна робота установи.
Поряд з поняттям «діловодство» з 70-х рр.. XX в. користується поняття «документації управління» (далі ДОП) [14, с. 7].
На великих підприємствах з великими потоками ділових документів організацію діловодства забезпечує спеціальний підрозділ - канцелярія. Залежно від характеру виконуваної роботи співробітників канцелярій ділять на дві категорії: фахівці і технічні виконавці.
Фахівці - референти, методисти, завідуючі архівом, завідувач експедицією, редактор, коректор.
Технічні виконавці - секретар, секретар-стенографіст, діловод, експедитор, кур'єр.
Основні функції канцелярії на підприємстві наступні:
? прийом та реєстрація (облік) документів;
? розподіл документів і доставка їх виконавцям;
? оформлення і відправка вихідних документів;
? стенографування та друкування документів;
? контроль за термінами виконання документів;
? формування справ і здача їх в архів;
? організація зберігання та забезпечення використання документів, що зберігаються в архіві.
У Республіці Білорусь забезпечення інформаційно-документаційного обслуговування в організаціях покладається на службу ДОП, яка здійснює керівництво, координацію, контроль та організацію робіт з документаційного забезпечення управління. Діяльність служби ДОУ регламентується Положенням про неї.
Діловодство можна охарактеризувати як систему роботи з організаційно-розпорядчими документами.
Організаційно-розпорядча документація (далі ОРД) - документація, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. ОРД є однією з підсистем управлінської документації. З її допомогою документуються дії організ...
