ути покращена. У наступному розділі будуть розглянуті найбільш вдалі програмні рішення в області систем електронного документообігу.
1.2 Висновки по розділу
У цьому розділі була розглянута структура працівників ОмГТУ, зокрема кафедри ІХТ, для якої розробляється ПЗ, виявлені недоліки існуючого процесу формування навчальних програм.
2. Аналіз існуючих систем автоматизації документообігу
При аналізі роботи програм були використані матеріали, знаходяться у відкритому доступі. Програмна реалізація систем не аналізував, бо є власністю власників програм і розголошенню не підлягає.
В даний час існує достатня кількість програмного забезпечення для підприємств, які використовують системи електронного документообігу. Вони можуть по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від вищезгаданих умов, розміру організації, характеру та специфіки її діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем (модулів), що мають різну функціональну і технологічну наповненість, побудованих за допомогою різних програмних продуктів , створених одним або декількома виробниками.
Проте останнім часом все більша кількість експертів погоджується, що неодмінними атрибутами комплексної системи автоматизації документообігу повинні бути композиції з трьох програмних технологій, вже досить давно пропонованих компаніями-розробниками. Нижче будуть розглянуті кожна з них.
2.1 WorkFlow
Ця концепція була запропонована компанією Staffware близько 20 років тому. Дана концепція розглядає весь комплекс завдань автоматизації бізнесу як сукупність бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують формування описів процесів, даних, а також містять засоби опису електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow увазі чітке виконання процесу згідно з його опису. Сервіси системи підтримують реалізацію бізнес-процесів, формування та підготовку черг завдань до обробці, автоматично забезпечують потрібну активність стадій процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні способи реакції на виникаючі проблеми.
Сучасна індустріальна WorkFlow-система повинна бути досить гнучкою і включати в себе інструменти моделювання процесів, актуальних для компанії; відстеження стану процесів та отримання інформації про невідповідність їх перебігу; накопичення статистики про відхилення. Таким чином, WorkFlow-система дозволяє безперервно покращувати і реструктурувати бізнес-процеси компанії; вона містить реальні інструменти для постійної оцінки, модифікації і поліпшення якості бізнес-процесів, засоби маршрутизації документів та інших об'єктів, інтеграції з іншими продуктами корпоративних інформаційних систем. Наявність подібних інструментів дозволяє на практиці реалізувати концепцію безперервного реінжинірингу бізнесу. Забезпечуючи практично миттєву передачу робіт між учасниками бізнес-процесу і маючи режим нагадування користувачам про необхідні дії, система WorkFlow може істотно впливати на швидкість реалізації бізнес-процесів. Приклад схеми алгоритму роботи СЕДО на базі WorkFlow проілюстровано на малюнку 2.1.
. 2 Document Management System (DMS)
системи з'явилися досить давно і спочатку забезпечували нескладні функції зберігання файлів документів (або електронних архівів документів). Набір їх був приблизно таким: зберігання і доступ до файлів; швидкий перегляд документів; розмежування прав доступу; ведення протоколу доступу і контроль; відстеження історії обробки документів; керування версіями.
Рисунок 2.1 - Приклад схеми алгоритму роботи СЕДО на базі WorkFlow
З часом вони стали приростати додатковими функціями, серед яких:
ведення картотеки документів і інструменти швидкої розробки електронних форм;
підтримка довідників з інформацією для заповнення карток;
опис процесу обробки документів (фіксованих маршрутів);
навігація і організація уявлення облікової інформації про документи;
вільна маршрутизація документів і підтримка персональних черг користувачів;
опис життєвого циклу обробки документа;
управління маршрутизацією і засобами моніторингу процесів.
Наявність подібних засобів управління процесами контролю, руху та обробки документів робить систему застосовної для вирішення набагато ширшого кола завдань, ніж лише ведення архіву документів. Саме функціональність DMS-систем дозволяє додати в СЕД настільки необхідні функції обробки слабоструктурованих даних. На малюнку 2.2 пре...
