, в т. ч. з особового складу і т.д.
Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.
Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції).
У залежності від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні або тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.
Для ряду справ з особового складу у переліку вказано термін зберігання 75 років ЕКП-в raquo ;, тобто передбачається облік віку людини, тривалість зберігання такої справи дорівнює різниці 75 років мінус вік людини.
Відбір документів постійного строку зберігання проводиться на підставі номенклатури справ підприємства з обов'язковим полістний переглядом справ. При полістном перегляді справ постійного терміну зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання. Якщо в справі виявлено, що разом з документами постійного зберігання в ньому значна кількість документів тимчасового зберігання, справа переформується та документи постійного зберігання відокремлюються від тимчасового. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання, але різної цінності, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Одночасно проводиться відбір документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання з закінченими термінами зберігання.
Виділяються 4 групи справ:
постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;
тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);
тимчасового зберігання (до 10 років);
підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.
Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) строків зберігання, а також акти про виділення справ до знищення.
Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів після закінчення календарного року, протягом якого справа була заведена. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати в швидкозшивач, без внутрішньої пересістематізаціі документів, без нумерації аркушів, а також без складання засвідчувального напису.
Предархівна підготовка справ включає дві основних операцій: оформлення й опис справ. Оформлення справ провадиться особою, відповідальним за роботу з документами. Залежно від цінності документів і відповідно термінів збереження справ, проводиться повне чи часткове (спрощене) оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження підлягають спрощеному оформленню. Насамперед виявляється їхня наявність відповідно до номенклатури справ. У справах перевіряється правильність формування, вони залишаються на скоросшивателях, аркуші не нумеруються, засвідчувальні написи не складаються, систематизуються по номенклатурі справ і здаються в архів. Основна увага зосереджується на справах постійного, довгострокового (понад 10 років) строків зберігання і з особового складу. Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління і Основних правил роботи відомчих архівів проводиться їх повне оформлення, яке включає:
перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень;
підшивку або палітурка справи;
нумер...
