иконання рішення постанови тощо, зафіксованого в документі. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою і включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату.
При наявності в резолюції кількох прізвищ вказується відповідальний виконавець, а якщо таких вказівок немає, виконавцем є особа, названа в резолюції першою. На документах, які не потребують додаткових вказівок по виконанню, в резолюції вказується виконавець, ставиться підпис автора резолюції і дата. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
Тексти документів пишуть російською мовою при направленні їх:
у федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;
на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів можуть оформлятися у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або у вигляді їх комбінації.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа. У другій - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити лише заключну частину.
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації, автора документа, дату документа, його реєстраційний номер, заголовок до тексту.
1.2 Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, їх формуванні. Для організації та проведення експертизи цінності документів, відбору та підготовки їх для передачі на державне зберігання, а також для контролю над правильністю віднесення документів до різних справах і надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (ЕПК). Розробляється положення, в якому визначаються її функції, права та порядок роботи.
На експертні комісії, крім організації щорічного відбору документів на зберігання, покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання, у тому числі і по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають подальшому зберіганню, про непоправному ушкодженні документів постійного зберігання й щодо не виявленні справ, які підлягають передачі на державне зберігання; питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження; підготовка та внесення на розгляд ЕПК пропозицій про встановлення і зміну строків зберігання документів; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій з діловодства і т.п.
Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.
Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.
Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів установи.
Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.
Експертиза цінності документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.
Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в Основних правилах роботи відомчих архівів raquo ;. ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік). У невеликих фірмах до складу ЕК входять секретар і бухгалтер.
Задачі ЕК (ЦЕК):
відомчий архів справу документ
розгляд проектів номенклатури справ установ і його структурних підрозділів;
організація щорічного відбору документів на зберігання та знищення;
розгляд річних розділів описів справ постійного збереження й описів справ тимчасового збереження (понад 10 років)...
