ацію аркушів;
складання засвідчувального напису (листа-завірителя) справи;
складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);
оформлення всіх реквізитів обкладинки справи.
1.3 Оформлення обкладинки справи
При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні зазначатися такі реквізити: найменування установи та її безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділу, індекс справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, містять особливо цінні документи); дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи. Крім того, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву та установи.
Слід особливо відзначити, що архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорнилом у відомчому архіві тільки після включення справ у річні розділи зведених описів справ, затверджених ЕПК відповідної установи державної архівної служби (до цього він проставляється олівцем). Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу проставляються чорнилом після включення справ у річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК (ЕК) установи, узгоджених з ЕПК відповідної установи державної архівної служби (для описів справ поличному складу) та затверджених керівником установи.
При заповненні реквізитів обкладинки справи необхідно дотримуватися таких вимог: назва установи пишуть повністю із зазначенням підпорядкованості в називному відмінку або вказують його офіційно прийняте скорочене найменування; заголовок і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури (останній доцільно проставляти і на корінці справи для уд?? бства пошуку справ при вертикальному способі їх зберігання).
Наприкінці діловодного року в оформлення обкладинки справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи (вищого відомства, структурного підрозділу) змінилося або справа передана в іншу установу (структурний підрозділ), на обкладинці дописують назва цієї установи структурного підрозділу). Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках (наприклад, якщо заголовок на обкладинці не відображає змісту документів у справі) в нього вносяться додаткові відомості та уточнення.
У заголовках справ, що містять копії документів, повинна вказуватися їх копийность. Справжність документів справи в заголовку не обмовляється. Якщо дані про копийности документів відносяться до всіх документів справи, то їх поміщають за заголовком (в рядок, після точки, з великої літери), а якщо дані відносяться до частини документів або до одного з них, то їх пишуть після опису документів (у дужках з малої літери). При наявності справі кількох томів (частин) на обкладинку кожного тома (частини) виносяться загальний заголовок справи і заголовок кожного томи (частини).
Важливим реквізитом обкладинки справи є дата справи, тобто роки закладу і закінчення справи в діловодстві. Правильне датування справ залежить від всебічного врахування характеру і виду документів, які в них сформовані. Датою справи, що містить розпорядчу, творчу та іншу документацію (доповіді, стенограми, листи тощо), для яких точне датування має важливе значення, а також справи, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів, т. е. число, місяць, рік реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього з документів, включених у справу.
Датою справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дати складання першого і останнього протоколів або дати їх затвердження (якщо вони затверджуються). Датою особистого справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.
Наприкінці кожного справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, в якій цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих листів і окремо через знак laquo ; + (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису (за її наявності). Засвідчувальний напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади упорядника, дати складання і підписується укладачем із розшифровкою підпису. Наступні зміни в складі і стані справи (недостача документів, приєднання нових заміна справжніх документів копіями і т.д.) відзначаються засвідчувального напису з посила...
