та документообігу є інтеграція всех перерахованого систем. Основні функціональні возможности Типової системи даного класу можна візначіті Наступний чином:
Прийняття та обробка вхідної документації;
реєстрація внутренних и ЗОВНІШНІХ документів;
підготовка и надсілання вихідних документів;
оперативний контроль виконан документів;
організація процедур Узгодження та візування документів ;;
Автоматичне Заповнення реквізітів документів;
організація документообігу между ОКРЕМЕ Підрозділами підприємства (в тому числі територіально віддаленімі);
ведення електронного архіву;
обмеження доступу до документів, розмежування прав доступу до документів у відповідності з Посадовими інструкціямі співробітніків, забезпечення цілісності документів;
а) можлівість підготовкі стандартних звітів, сформованому за запита користувача;
б) наявність Додатковий сервісів, например, автоматична розсилка повідомлень, можлівість роботи з графічною інформацією (чертежи, схемами та ін.).
Процес Впровадження складається з декількох етапів. Основними етап являються следующие:
обстеження організаційної Структури підприємства, потоків робіт и формально описание схеми руху документів;
складання номенклатури документів, формирование довідніків и класіфікаторів, складання інструкцій;
адаптація системи на основі інформацію, отриманий на етапі обстеження;
установка та налаштування програмного забезпечення и дослідна експлуатація;
кінцеве налаштування системи з урахуванням недоліків, виявленості во время дослідної ЕКСПЛУАТАЦІЇ;
навчання персоналу организации.
Деякі з ціх етапів могут йти паралельно. Особливе Рамус слід звернути на процес навчання персоналу, який не слід економіті на цьом кошти, так як у випадка непрофесійності персоналу даже найдосконаліша система, яка Ідеально Підходить Для Вашої организации, буде малоефектівна.
У залежності від перерахованого вищє факторів Впровадження системи может зайнятості від одного-двох тіжнів до півроку. Впровадження системи управління ресурсами підприємства может зайнятості рік и более.
ОКРЕМЕ РОЗГЛЯДУ заслуговує ВАРТІСТЬ систем. Основним правилом є наступна: системи одного класу коштують примерно однаково.
Стоимость системи поклади від кількох факторів: класу системи, функціональніх и технологічних можливіть системи-представителя Певного класу, масштабом впроваджуваної системи. Стоимость системи складається НЕ только з вартості ліцензій програмного забезпечення - роботи, что проводяться на того чи ІНШОМУ етапі процесса Впровадження, такоже вімагатімуть коштів, причому сума, вітрачена на Впровадження, может значний перевіщуваті сумарная ВАРТІСТЬ ліцензій необхідного програмного забезпечення. Наступний очень Важлива фактором, что впліває на кінцеву ВАРТІСТЬ системи, є величина витрат на експлуатацію, супровід и технічну підтрімку системи.
Кількісно оцініті економічну ефективність від Впровадження системи автоматизації й достатньо складно, оскількі доводитися враховуваті велику Кількість факторів и обробляті Значний ОБСЯГИ информации. Чім складніше и масштабніше система, тім складніше кількісно оцініті ее економічну ефективність. При розгляді Харчування Про необходимость Впровадження систем електронного документообігу ми віділілі основні вигоди, Які отрімує організація від Впровадження системи. Если система звертаючись правильно и процес Впровадження пройшов успішно, то за рахунок скороченню годині на виконан рутинних операцій по роботі з документами співробітнікі организации могут більш ефективного використовуват робочий годину и Виконувати більшій ОБСЯГИ робіт. Складні системи дозволяють оптимізувати діяльність ОКРЕМЕ Підрозділів и всієї организации в цілому. Много системи дозволяють отрімуваті аналітічну інформацію, яка вікорістовується для прийняття багатьох Важлива управлінськіх РІШЕНЬ.
Автоматизація документообігу необхідна в будь-Якій организации, Незалежности від масштабом и типом власності за. Класифікація та існуючі продукти для автоматизації роботи з документами системи автоматизації діловодства та документообігу:
системи управління потоками робіт;
системи организации та управління архівамі документів;
системи електронного управління документами.
Існують и Інші, що не Менш Важливі вигоди, Які дасть система автоматизації. ЦІ вигоди НЕ всегда віявляються в явному виде, но см...
