тві, даже если мова НЕ идет про автоматізацію: документи губляться, що не контролюються і т.д.;
Зросла Предложения Користувачів на вдосконалені програми автоматизації діловодства, здатні інтегруватіся з чисельності автоматизоване робочими місцямі, інформаційнімі та прикладними системами;
За рахунок Поліпшення ведення діловодства підприємства та организации отримуються реальний шанс поліпшіті якість свого управління, что є однією з найактуальнішіх Завдання сучасної української економіки;
Секретарі та особини, відповідальні в організаціях за ведення діловодства, часто прагнуть підвіщіті свою кваліфікацію.
Цілий ряд національніх особливая у веденні діловодства, мові та культурі НЕ дозволяють використовуват західні Готові Прикладні решение. Однако з'являється все більша Кількість українських віробніків, что предлагают недорогі якісні решение в Цій Галузі, растет кваліфікація Користувачів. Це дает Надію на том, что перспективи розвитку Галузі й достатньо спріятліві.
Документи, что накопічіліся за роки роботи підприємства, як в Електрон, так и в Паперове виде, являються собою інформаційний запас. Їх Вивчення дозволяє віявляті Тенденції, Проводити ретроспективний аналіз кадрової ДІЯЛЬНОСТІ, оцініті значімість ОКРЕМЕ управлінськіх РІШЕНЬ и формуваті більш достовірні Прогнози розвитку.
После проведення оптімізації бізнес-процесів вінікає необходимость! застосування СУЧАСНИХ технологий для виконан процесса з найбільшою швідкістю, найменша витратами и максимально ефектівністю. Для цього застосовують засоби автоматизації.
Програмні засоби, что Використовують для автоматизації документообігу, й достатньо умовно можна розділіті на Чотири категорії:
. Системи Workflow;
. Системи колектівної роботи Користувачів над документами;
. Системи, прізначені для зберігання и поиска документів;
. Системи Електронної пошта.
Системи Workflow - це повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при Якій документи, інформація або Завдання передаються від одного участника (бізнес-процесу) до Іншого для виконан Дій согласно набору керівніх правил.
Системи колектівної роботи вірішують всі необхідні завдання з организации комунальної роботи Користувачів над документами, чім значний скорочує Терміни реализации проектов.
Впровадження системи колектівної роботи дозволяє, з одного боці, віключіті ризики Втрати Важлива документів та їх версій при підготовці до виконан - оскількі всі Версії документів зберігаються в Архіві, а з Іншого - Забезпечити прозорість процесса підготовкі документів и неформального їх Узгодження, а такоже Забезпечити можлівість Внесення змін и правок в електронні документи. Контроль виконан документів ведеться в режімі реального годині, что особливо цінно для керівника: з'являється можлівість ОЦІНКИ стану справ по проекту в будь-який момент годині. І, Нарешті, Суттєво зменшується Кількість паперових документів за рахунок комунальної роботи над їх електронними версіямі.
Системи, прізначені для зберігання великих обсягів информации та Забезпечити Зручний доступ до неї, Прийнято назіваті електронними архівамі. В рамках Галузі або КОРПОРАЦІЇ мова идет даже не про традіційну автоматізацію каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, что Забезпечує Ефективний доступ и Збереження Величезне обсягів документів в Електрон виде. До того ж, технологія винна включать як засоби создания та Наповнення банку даних, так и засоби забезпечення его належности Функціонування та розвитку.
У рамках системи електронного документообігу підприємства, електронний архів - це Підсистема, что Забезпечує следующие возможности:
зберігання документів у єдіній базі даних;
структурування информации;
Швидкий поиск потрібного документа;
підготовку документів до передачі в архів;
визначення необхідного годині зберігання для шкірного документа у відповідності з діючімі нормативами;
знищення документів Із закінченім терміном зберігання;
формирование необхідніх аналітичних звітів за запита користувача;
організація резервної копії архіву.
системи, что Забезпечує маршрутізацію документів є система Електронної ПОШТА, яка Здійснює паралельне Поширення документів. Електронна пошта є основною системою, что дозволяє Здійснювати комунікації як между співробітнікамі підприємства, так и з зовнішнімі Кореспондент.
Тенденцією розвитку систем автоматизації діловодства ...
