оштів під звіт співробітник повинен написати заяву. Типова форма заяви не затверджено, тому можна скласти в довільній формі або у тій формі яка затверджена облікової політикою організації. У заяві співробітник повинен вказати призначення авансу, розрахунок розміру авансу, термін, на який видається аванс.
Яких-небудь обмежень на розмір підзвітних сум і термін, на який вони видаються, в законодавстві немає. Керівник організації повинен зробити напис про те, яку суму і на який термін потрібно видати за цією заявою.
Не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який було видано кошти під звіт, або з дня повернення з відрядження співробітники зобов'язані подати в бухгалтерію організації авансовий звіт про витрачені суми з додатком виправдувальних документів.
Під виправдувальними документами - розуміються первинна документація, а саме чеки контрольно-касових машин, товарні чеки, рахунки, накладні, проїзні квитки, квитанції, посвідчення про відрядження та інші документи. (п.4.4 Положення Банку Росії от12.10.2011 р №373-П).
Готівкові кошти на витрати на відрядження видаються в розмірі сум, необхідних на оплату проїзду, проживання та добових за час перебування у відрядженні. Міністерство фінансів встановлює норми відшкодування витрат на відрядження для бюджетних організацій. Комерційні організації враховують витрати на відрядження в межах встановлених норм для цілей оподаткування, для цілей фінансового обліку норми витрат на відрядження встановлюються даними організаціями самостійно.
Замість готівкових грошових коштів під звіт можуть видаватися банківські корпоративні картки для оплати представницьких або відрядження. У цьому випадку підзвітні особи зобов'язані представити як виправдувальних документів квитанції електронних терміналів, банкоматів.
Бухгалтер перевіряє авансовий звіт, керівник стверджує сумі витрати, що є підставою списання витрат, оплачених із підзвітних сум та здійснення остаточних розрахунків з підзвітними особами. У разі перевищення визнаних витрат підзвітної особи над отриманою сумою різниця видається працівникові з каси. А решта невикористаного авансу повертається підзвітною особою в касу організації або утримується з його заробітної плати.
Залишок невикористаного авансу здається підзвітним обличчям до каси організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером. Такі вимоги містять вказівки, затверджені постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 р № 55, Методичні вказівки, затверджені наказом Мінфіну Росії від 15.12. 2010 року № 173н.
У бухгалтерському обліку повернення невитрачених підзвітних сум відображається так:
Д 71 К 50 - видано гроші під звіт.
Д10 До 71 -Отримайте канцтовари, придбані співробітником.
Д 50 До 71 -внесен до каси залишок невитрачених підзвітних сум.
Підзвітні особи не завжди можуть оцінити достовірність і необхідної кількості бухгалтерських документів. Якщо співробітник представляє неповний пакет документів або недостовірних документів, то нерідко податкові органи донараховують зарплатні податки (ПДФО, ЄСП).
Якщо працівник своєчасно не відзвітував за сумами, виданими під звіт, організація вправі утримати залишок невитрачених коштів із заробітної плати працівника. При цьому необхідно дотримуватися таких умов:
рішення про утримання не повернутої в касу підзвітної суми організація повинна прийняти не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для її повернення;
розмір усіх відрахувань при кожній виплаті не повинен перевищувати 20% заробітної плати, належної працівнику;
необхідно отримати письмову згоду працівника
При надходженні авансового звіту заповніть в ньому розписку (відривна частина звіту) про те, що звіт прийнято до перевірки, і передайте її співробітнику. Перевірте авансовий звіт, оформлений співробітником. Для цього переконайтеся, що дотримані дві умови.
По-перше, проконтролюйте цільове витрачання грошей. Для цього зверніться до документа, який послужив підставою для видачі підзвітних сум (видатковий касовий ордер, наказ, заява і т.д.), і подивіться, на які цілі співробітник отримав гроші від організації. Потім порівняйте мета з результатом згідно з документами, які співробітник доклав до свого звіту. Якщо вони збігаються, значить співробітник використовував гроші за цільовим призначенням.
По-друге, переконайтеся в наявності виправдувальних документів, що підтверджують витрати, а також перевірте правильність їх оформлення підрахунок сум. А ...
