озділів або організацій. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або заміщує його посадовою особою відповідно до його компетенцією, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організації, структурному підрозділі, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків. Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій. У метою скорочення кількості застосовуваних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього до нього змін здійснюються службою документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі, забороняється. [7]
2.3 Види документів та їх класифікація
Всі документи по відображаються у них видів діяльності поділяються на дві великі групи. Перша - це документи по загальних і адміністративних питань, тобто питань загальної керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підприємства. Друга група - документи по функціях управління. Документи класифікуються за найменуваннями: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути зовсім різними:
В· за місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
В· за змістом - прості (присвячені одному питанню) і складні (Що охоплюють кілька питань);
В· за формою - індивідуальні, коли зміст кожного має свої особливості (н/р: доповідні записки), трафаретні, коли частина документа видрукувана, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові й трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах;
В· за термінами виконання - термінові, що вимагають виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений;
В· за походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними;
В· по виду оформлення - справжні, копії, виписки, дублікати;
В· за коштами фіксації - письмові, графічні, фотокінодокументи.
Оригінал - Це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою В«копіяВ»), засвідчена в установленому порядк...
