клад, часто щоденні звіти, надані фінансовою службою, являють собою таблицю довжиною в кілька метрів. В принципі, в системі є вся необхідна інформація, але, щоб отримати відповіді на прості запитання менеджерів про собівартість продукту або завантаженості устаткування, необхідний день роботи фінансового відділу з аналізу різних документів.
Ця помилка призводить до того, що управлінці або витрачають значну частину свого часу на аналіз звітів, або приймають рішення інтуїтивно на основі непрямих даних.
Відповідність звітів пропонованим до них вимогам необхідно з'ясовувати у користувачів цих звітів (управлінців, менеджерів), а не у тих, хто ці документи становить.
В даний час більшість компаній працюють в умовах так званої «клаптикової автоматизації», в якій різні ділянки обліку розрізнені і ведуться в декількох програмах (для управлінського обліку, як правило, використовується кілька баз «1С», а для бюджетування - MS Excel).
Перенесення даних з однієї програми в іншу часто здійснюється вручну, що значно збільшує ймовірність помилок, збільшує витрати часу співробітників на обробку інформації. При цьому немає можливості порівнювати план з фактом в оперативному режимі. Такий стан речей, як правило, пов'язано з тим, що в компанії відсутня єдина концепція розвитку корпоративної інформаційної системи (КІС), і все розвиток іде в режимі вирішення поточних завдань.
Вихід з цього стану можливий шляхом формалізації вимоги до єдиної автоматизованої системи бухгалтерського, управлінського обліку та бюджетування, шляхом розробки технічного завдання і вибору відповідної платформи для реалізації інтегрованої системи. В іншому випадку, як кажуть, «скупий платить двічі»: у вигляді постійних витрат на «латання дірок» і додаткових витрат на об'єднання розрізнених баз даних.
На мій погляд, для успішної організації фінансового планування на підприємстві, і відповідно успішної роботи підприємства необхідно:
- зв'язати стратегію з оперативним рівнем управління, тобто бюджетувати стратегічно - створювати цілі в їх цифровому вираженні і контролювати їх досягнення;
- пов'язати між собою всі напрямки діяльності і роботу всіх підрозділів організації;
- програвати різні сценарії бюджету за принципом «Що буде, якщо ...?»: можливості прогнозування та моделювання різних ситуацій дозволяють оцінити, як зміни бізнес-процесів і бізнес - оточення позначаться на стані справ у компанії;
- скоротити тривалість бюджетного циклу;
- підвищити достовірність даних за допомогою залучення в процес планування необхідної кількості учасників - керівників і функціональних менеджерів різних рівнів;
- виявляти причини виникаючих відхилень, прогнозувати їх наслідки та оперативно приймати управлінські рішення;
- підвищити оперативність управління, надавши керівництву реагувати на зміни зовнішнього і внутрішнього середовища не раз на рік / квартал / місяць, а значно частіше, аж до щоденної оцінки прогнозів виконання планів;
- провести оптимізацію фінансових потоків, реальну оцінку собівартості продукції.
При цьому процес планування стане дійсно динамічним: на зміну епізодичному (раз на місяць, квартал, рік)...
