ign="justify"> Заявку формує менеджер з продажу ТОВ В«ДоліотВ». Домовився він з постачальником про щось і бачить потребу провести платіж. Таких менеджерів на підприємстві, п'ять осіб. Всі свої заявки вони якимсь чином оформляють і передають керівнику свого відділу, у завдання якого входить перевірити заявки на необхідність і терміновість, правильність оформлення та поставити свій підпис: стверджую. Далі, всі заявки потрапляють до бухгалтера, який повинен звірити їх з регламентом, бюджетом і включити в платіжний календар на якусь дату після затвердження у гол. бухгалтера (або у гл. бухгалтера або директора разом). Після затвердження гол. бухгалтером або директором заявка вважається прийнятою і починається процес отримання або переказу грошових коштів.
Крок 3. Виявлення всіх учасників процесу
Побудувавши блок-схему, стає зрозумілим рух інформації та контрольні точки. Наступне завдання - чітко регламентувати всіх учасників цього бізнес-процесу. Їх можна поділити на три групи:
ініціатори платежів;
акцептори платежів (залежно від структури компанії або складності процесу акцептори можуть також утворювати ієрархічну структуру. Наприклад, з позабюджетних платежів може вимагатися не тільки підпис головного бухгалтера, а й підпис директора);
виконавці платежів.
Крок 4. Визначення функцій для кожної штатної одиниці
Визначившись зі структурою формування, проходження платежів, узгодження й виконання їх, необхідно в наявну схему зі зв'язками внести функції для кожного учасника. А саме: функціональні обов'язки кожного працівника, який бере участь у формуванні та виконанні платіжного календаря, від кого приймається інформація і кому передається, терміни надходження заявки, роботи з нею і час передачі заявки наступного ланці. p align="justify"> Крок 5. Розробка пакету документів
При впровадженні бізнес-процесу не можна довіряти іншим співробітникам розробляти що-небудь самостійно. Комусь не вистачить досвіду, комусь знань, інші взагалі не будуть спочатку розуміти, навіщо все це потрібно. Тому потрібно розробити єдиний пакет документів, що включає всі необхідні шаблони для кожної штатної одиниці. p align="justify"> Для ініціаторів - шаблони подачі заявок на оплату, шаблони пояснювальних для позаштатних платежів, шаблони для аналітики за підсумками періоду, шаблони звітних документів для надання керівництву і т.д. Важливо, скласти карту відбуваються і на кожному етапі проставити ті контрольні точки, які вимагають відпрацювання. p align="justify"> Крок 6. Контроль і моніторинг
В системі на даному етапі не вистачає дуже важливої вЂ‹вЂ‹ланки: функції контролю системи. Цілком може вийти так, що десь заявка загубиться, не дійде до чергової одиниці в ланцюжку. Необхідно передбачити систему, яка не тільки буде фіксувати...
