о в робочій кімнаті встановлюються картотечні шафи.
. Доступ до приміщення архіву Установи дозволяється персоналу архіву, а також працівникам Установи, їх заміщує відповідно до наказу Установи.
Для зберігання алфавітної та статистичної карток в приміщенні архіву Установи встановлюються спеціально виготовлені шафи або столи з ящиками.
. У сховищах архіву Установи забороняється застосування вогню, використання нагрівальних приладів, проведення газозварювальних робіт, розміщення сторонніх об'єктів, пристрій складських приміщень, серверного та телекомунікаційного обладнання.
. У приміщенні архіву Установи в якості штучного дозволяється тільки електричне освітлення.
. Приміщення архіву Установи обладнується металевими стелажами. Доцільно застосовувати пересувні стелажі. Стелажі встановлюються на відстані 10-15 см від стін. Якщо торці стелажів примикають до стін, то встановлюються обмежувачі, що не допускають укладку справ до стіни. Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна становити 10- 15 см. Висота стелажа - 2,2 метра, відстань між полицями - 40 см. Ширина головних проходів між стелажами може досягати 1-1,2 метра, інших проходів - 70-80 см.
. Електропроводка повинна бути прихованою або прихованої в металеві труби. Освітлювальна арматура в приміщенні архіву повинна бути напівгерметичними. Штепсельні розетки для переносних ламп або пилососів повинні бути герметичними або встановлюватися в металевих розподільних шафах (коробках).
. У приміщенні архіву Установи категорично забороняється куріння і приготування їжі.
. Архів Установи повинен мати приміщення для приймання і тимчасового зберігання документів, обладнання для переміщення документів усередині архіву Установи та для виїмки справ.
. У приміщенні архіву Установи повинні дотримуватися температурно-вологісні, санітарно-гігієнічні, світлові умови, що забезпечують тривале збереження документів і нормальні умови для роботи з ними.
. У приміщенні архіву Установи рекомендується підтримувати постійну температуру в межах +14 до +20 градусів за Цельсієм і відносну вологість повітря от_50 до 60 відсотків.
. Для контролю температури і вологості повітря в приміщенні архіву Установи встановлюються термометри і гідрометри, згідно з показаннями, яких повинні вживатися заходи до забезпечення нормальної температури і вологості повітря.
. У архівосховище повинні вживатися заходи, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу, періодично (не рідше одного разу на півріччя) проводитися санітарні дні для прибирання пилу зі стелажів, коробок, зв'язок і вологого прибирання приміщень.
. Місцезнаходження документів в архіві закріплюється постеллажнимі покажчиками з чітко оформленими ярликами.
. На приміщення архіву Установи складається паспорт архіву Установи.
V. Видача документів ГКН з архіву Установи
. Зазначені в пункті 10 цього Порядку справи видаються з архіву Установи у тимчасове користування:
для використання в роботі фахівцям структурних та відокремлених підрозділів Установи;
для проведення архівних робіт з документами;
для проведення робіт по створенню страхового фонду, копіювання, сканування і спеціальній обробці документів з метою забезпечення їх збереження.
. Зазначені в пункті 10 цього Порядку справи видаються у тимчасове користування з архіву Установи на строк, що не перевищує:
робочих днів - для використання в роботі фахівцями структурних та відокремлених підрозділів Установи;
робочих днів - для проведення архівних робіт з документами, робіт по створенню страхового фонду, копіювання, сканування і спеціальній обробці документів ГКН.
. Передача справ для проведення робіт по створенню страхового фонду, копіюванню та спеціальній обробці документів з метою забезпечення збереження проводиться архівом Установи на підставі замовлень на проведення цих робіт.
. Для здійснення обороту в кожній справі заводиться картка обліку видачі і повернення справи.
Картка зберігається у справі, а при видачі справи для роботи фахівця структурного чи відокремленого підрозділу Установи - залишається на місці його зберігання.
. Видача зазначених у пункті 10 цього Порядку справ з архіву Установи оформляється замовленнями на видачу таких документів у тимчасове користування в структурні або відокремлені підрозділи Установи, в яких вказується мета видачі справи і термін тимчасового користува...
