станов, організацій і підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до положення (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких зумовлений не тільки склад, але і порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, про надання відпустки, припинення трудового договору (контракту). Ці форми є уніфікованими формами первинної облікової документації, затвердженими Постановою Держкомстату від 6 квітня 2001 року № 26. При оформленні таких наказів фактично тільки заповнюються запропоновані форми.
Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення. Розпорядчі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: герб або емблема, найменування установи-автора, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про погодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими установами, структурними підрозділами або посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування або проставлення грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). В установі повинен бути перелік посадових осіб, що візують проекти розпорядчих документів.
Погодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження проставляються на першому примірнику проекту. У разі незгоди з проектом пишеться мотивований висновок. Якщо в процесі доопрацювання до проекту внесено значні поправки, документ підлягає повторному погодженню. Перед підписанням проект документа ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.
Проекти розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами - постанов і рішень, - обговорюються і приймаються на засіданнях. У ході обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Доопрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання.
Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Ніякі виправлення в розпорядчий документ після підписання не вносяться.
Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта вказуються в самому документі.
Особливе значення надається доведенню розпорядчого докум...
