ента до виконавця. Постанови, рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються відповідно до списку, підготовленим укладачами проекту документа.
Переважна більшість документів, що відправляються з установ та фірм і направляються ним, є довідково-інформаційними.
Довідково-інформаційні документи містять, як правило, поточну або довідково-аналітичну інформацію про стан справ. Вони не містять владних приписів, як розпорядчі документи, виступаючи тільки в якості підстави для прийняття управлінських рішень, які потім фіксуються в певних видах розпорядчих, а іноді й оргаганізаційні документів. Збір, обробка та обмін інформацією в будь-якій системі управління між усіма ланками управлінського процесу - необхідна умова функціонування цієї системи. Існують різні джерела інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, але група довідково-інформаційних документів грає тут найважливішу роль. До даної групи можна віднести такі документи, як: службовий лист, телеграму, телекс, телефонограму - документи, що забезпечують ділову переписку; протокол; доповідну записку; довідку; заяву, пропозицію, скаргу; зведення, висновок, відгук.
Частина з перерахованих документів, що відносяться до довідково-інформаційної групі, не входять поки в Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації, не мають уніфікованої форми (зведення, висновок, відгук, уявлення, характеристика) і оформляються згідно з ситуації управлінській практиці.
Решта види цієї групи документів оформляються відповідно до вимог ГОСТ Р 6.38-97. При оформленні документів цієї групи використовуються різні види бланків. Так, службовий лист оформляється на бланку листа, протокол, доповідна записка, довідка, акт - на загальному бланку із зазначенням конкретного виду документа. Такі документи, як заяву, пояснювальна записка, уявлення, характеристика, пропозиція, скарга, оформляються автором на чистому аркуші паперу. Документи цієї групи відрізняються один від одного структурою викладу і обсягом тексту. У більшості своїй документи цієї групи складаються з одного - двох аркушів (службові листи, телеграми, телефонограми, заяви, акти, характеристики). Виняток становлять такі документи, як протоколи, висновки, довідки службового характеру, відгуки, які можуть бути багатосторінковими. Як правило, довідково-інформаційні документи мають один підпис, за винятком протоколу (два підписи) і акта (підписується комісією).
Отже, організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні документи мають свої правила, особливості складання та оформлення, які регламентовані законодавчими та нормативно-методичними актами, знання і виконання яких обов'язкові для кожного, що має справу з документами.
3.2 Розгляд основних видів організаційно-розпорядчих та довідково-інформаційних документів (посадова інструкція, розпорядження, довідка)
Розглянемо основні види організаційно-розпорядчих та довідково-інформаційних документів на прикладі посадової інструкції, розпорядження та довідки.
Інструкція - правовий акт, що містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб і громадян.
Інструкції також р...
