анні
Формування справ являє собою систематизовану угруповання виконаних документів у відповідно до затвердженої номенклатури справ в окремі папки. З метою знесення тимчасового і впорядкованого формування справ документи в строк не більше 15 днів з дати їх виконання підлягають здачі в місця поточного храпения. Номер справи, в яке має бути поміщений документ, визначається змістом позначки про виконанні, досконалої на лицьовій стороні першої сторінки документа виконавцем (відповідальним виконавцем) або його безпосереднім начальником, з урахуванням функціонального призначення справ, відповідно до номенклатури справ і з дотриманням таких правил:
Основні правила формування справ
1 У справи слід поміщати виконані документи (факт виконання повинен бути документально підтверджений в позначці про виконання або іншим аналогічним чином), що відносяться до одного календарному року, винятком перехідних справ. Документи всередині справи, як правимо, розташовуються або в зворотній хронологічній, або в комбінованій послідовності разом з додатками до них.
2.Формирование документів у справи слід проводити в залежності від термінів зберігання (тимчасових - до або понад Шлет або постійних, при цьому загальний обсяг справи (тому, частини) не повинен перевищувати 250 аркушів.
3.Документ колегіальних органів спрощення доцільно поміщати в дві справи - матеріали з підготовки протокольних заходів та матеріми проведення протокольних заходів (у тому
числі протоколи та рішення). Накази та розпорядженні з кадрів (персоналу) поміщаються в справи окремо один від одного і від наказів (розпоряджень) з основної діяльності підприємства.
4.Копія вступників на підприємство законодавчих та нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих та нормативно-методичних документів поміщаються в окрему справу, а з
дані у вигляді брошур зберігаються отде. : 1ьно від зазначеної справи. Додаються до поміщеним у справу документам матеріали, як правило,
зберігаються разом з ними.
5.Документ протокольних заході поміщаються у справу в
Відповідно до прямої нумерацією (за зростанням номерів). Мате-
ріа. '1 и до відповідних протоколів поміщаються в діли безпосередньо після них.
6. Затверджені документи поміщаються у справу окремо від проектів, за умови, що останні підлягають зберіганню у складі справ ..
Документи листування - телеграми, телефаксограмми, телексограмми, електронні листи - поміщаються у справи у вигляді паперових
копії (роздруківок або ксерокопій), при цьому відповідні (вихідні)
документи зазвичай йдуть за вхідними.
Не допускається перешкодити в справи документи, що підлягають поверненню, а також їх дублетні екземпляри і чернетки. Особові справи працівників формуються принаймні прилучення до них документів з дотриманням встановлених правил.
При закладі справи лицьова сторона папки о...
