формляється так
, як це показано на стор 83. Крім того, на корінці обкладинки робить В»позначка (наклейка) із зазначенням номера справи, а для справ, складаються! з декількох томів (частин), - і номера тому (Частини). p> Управління документами, складаються на поточному (оперативному) зберіганні, здійснюється для забезпечення збереження документів і утворених ними справ у процесі зберігання і подальшої роботи з ними 6 *. З цією метою поточне зберігання документів (справ повинно здійснюватися у пристосованих приміщеннях (раб 'кімнатах), обладнаних замикаються шафами, стелажів В»сейфами або столами. Розміщення документів на полицях шаф (у ящиках столів) та їх подальше зберігання виробляється і вертикальному положенні, корінцями справ назовні.
Для захисту документів від впливу сонячного світла вікна в приміщенні повинні бути забезпечені щільними шторами достатньої ширини і висоти. У приміщеннях для зберігання повинен підтримуватися постійний температурно-вологісний режим, який відповідає цілям забезпечення зашиті документів від перепадів температури, вологості, а також від пилу. Для забезпечення документі! від випадкових механічних пошкоджень, а також від розкрадань доступ в зазначені приміщення (до місцях зберігання) повинен бути обмежений, а самі приміщення (місця зберігання) повинні перебувати під постійним спостереженням. Для забезпечення оперативно! о і надійного пошуку документів справи на полицях слід розташовувати відповідно до номенклатури справ.
Копія номенклатури справ (Відповідна виписка з неї) звичайно міститься на внутрішній стороні дверцят шафи. Шафи та інше устаткування, призначене для розміщення документів (Справ), нумеруються. p> Робота з документами, складаються на поточному зберіганні, проводиться в пристосованих для цієї мети приміщеннях (робочих кімнатах), що забезпечують збереження документів в процесі поводження з ними. Видача документів у роботу посадовим особам підприємства здійснюється з дозволу керівника служби ДОП в складі справи під розпис на час, фактично необхідне для роботи.
В В В
відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню за місцем їх формування (в відповідних структурних підрозділах підприємства);
виділення справ (документів) з закінченими термінами зберігання і не представляють більш науково-практичної цінності до знищення.
Одночасне експертизою виконується оцінка якості та повноти раніше затвердженої зведеної номенклатури справ підприємства, відповідність зазначених у ній термінів зберігання документів нормативними строками. Результати виконання перерахованих процедур фіксуються в відповідних документах (див. далі).
Відбір документів у складі справ постійного і тимчасового (понад 10років) зберігання проводиться за допомогою їх полистного перегляду. При цьому справи, що вже мають відмітку ЕПК, перегортуються з метою виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню....
