ставляються (надходять) періодичні видання, рекламні матеріали тощо Реєстрація включає проставлення на документах реєстраційних штампів, а також заповнення реєстраційних форм (Карток, книг, журналів) вхідної кореспонденції). p> розглянуті не документів керівництвом підприємства (структурними підрозділами, посадовими особами - в межах наданих повноважень) включає передачу документів з призначенням, вивчення змісту вхідної кореспонденції, оформлення резолюцій, а також передачу документів виконавцям (відповідальним виконавцям
). Управління вхідними документами, одержуваними безпосередньо підприємством, має ряд особливостей . Так, відповідно до Норм часу на роботи з ДОП отримання підприємством факсограм супроводжується виконанням наступних дій: отримання тексту, його поділ на аркуші формату А4, peгістраціі передача за призначенням (На розгляд керівнику підприємства або безпосередньо на виконання). Отримання телеграм включає: вручення під розпис з відміткою про дату і час доставки, реєстрацію, передачу за призначенням (див. вище).
Зміст вхідної телефонограми записується (друкується) уповноваженим працівником підприємства на бланку (у журналі (книзі) входять телефонограм), із зазначенням дати і часу прийому, після чого передається за призначенням. Повідомлення електронної пошти E-mail, як і інші документи, що доставляються на підприємство в електронному вигляді, підлягають копіюванню на автономний машинний носій і розпечатанню. Після звірення з оригіналом на предмет відповідності копія документа реєструється і передається за призначенням.
5.1.2 Особливості організації управління вихідними документами
Відповідно до Типової інструкцією з діловодства управління вихідними документами передбачає;
прийом належним чином оформлених документів ВІД виконавців (відповідальних виконавців); реєстрацію документів; тиражування документів; підготовку документів до відправки; сортування документів; передачу документів.
Уточнимо, що організація відправки листів (у тому числі рекомендованих), телеграм (телетайпограм), а також бандеролей, посилок тощо за межі підприємства здійснюється по каналах поштового, фельд'єгерського (кур'єрською) або електричного зв'язку. Розглянемо організацію управління вихідними документами на прикладі листів.
Перш всією треба вказати на необхідність ретельного виконання документів, що підлягають відправці. З цією метою в процесі прийому документів (для їх подальшої обробки перед відправкою) проводиться перевірка:
відповідності документа змістом резолюції, що визначає порядок його виконання;
правильності оформлення документа;
комплектності документа (у Зокрема на предмет наявності відповідних додатків);
наявності та достовірності відомостей про адресата; наявності та достовірності листа розсилки.
5.2 Особливості організації управління документами, що складаються на поточному зберіг...
