ормування справ, про передачу справ іншому підприємству і т.п.
. 3.18. Якщо протягом року на підприємстві виникають нові документовані ділянки роботи, тобто непередбачений справи, вони додатково вносяться в номенклатуру справ. Для знову заводяться справ в кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
. 3.19. Після закінчення року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів).
. 4. Формування справ
. 4.1. Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
. 4.2. Справи постійного і довгострокового (понад 10 років) зберігання формуються в службі ДОП, решта - безпосередньо в структурних підрозділах підприємства.
. 4.3. Виконані документи повинні негайно здаватися виконавцем в службу ДОУ або підшиватися у справи структурних підрозділів. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає начальник структурного підрозділу (посадова особа) відповідно до номенклатури справ.
. 4.4. Контроль за правильним формуванням справ здійснюється Управлінням справами (центральним архівом).
. 4.5. При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила:
поміщати в справу тільки виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
поміщати в справи ксерокопії факсограм, телетайпограми, телефонограми на загальних підставах.
. 4.6. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки. За обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів. При наявності справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням т. 1 raquo ;, т. 2 і т.д.
. 4.7. Документи всередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні. Розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
. 4.8. Документи органів колегіального управління групуються в дві справи: протоколи та рішення; документи до засідань (нарад).
. 4.9. Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.
. 4.10. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з персоналу.
. 4.11. Протоколи у справі розташовуються в хронологічному порядку за номерами. Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів.
. 4.12. Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від проектів.
. 4.13. Документи в особових справах розташовуються по мірі їх надходження.
. 4.14. Переписка (листи) групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
. 5. Оформлення справ
. 5.1. Справи підлягають оформленню за її закладі і по завершенні року. Оформлення справи - це комплекс робіт з підготовки справи до зберігання, що включає:
опис справи на обкладинці;
брошурування;
нумерацію аркушів;
складання засвідчувального напису.
. 5.2. Оформлення справ проводиться посадовими особами, у віданні яких знаходиться заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем відомчого архіву, в який згодом будуть передаватися справи.
. 5.3. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
. 5.4. Повне оформлення справи передбачає:
оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;
нумерацію аркушів у справі;
складання листа-завірителя справи;
складання в необхідних випадках, внутрішнього опису документів справи;
