справ не включаються періодичні видання, одержувані підприємством.
. 3.13. У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної в номенклатуру. Індекс справи складається з встановленого цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами: 10-05, де 10 - позначення структурного підрозділу, 05 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів; для перехідних справ індекс зберігається.
. 3.14. У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань ( різні матеріали raquo ;, загальна листування і т.д.), а також вступних слів і складних оборотів.
Заголовок справи складається з елементів, розташовуваних в наступній послідовності:
назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т.д.);
найменування структурного підрозділу (автора документа);
назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);
короткий зміст документів справи;
назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
дата (період), до якої належать документи справи.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю виконання, в якості виду справи вживається термін документи raquo ;, а в кінці заголовка (в дужках) вказуються основні різновиди документів, які повинні бутизгруповані у справі (плани, списки, доповіді і т.д.): Документи про проведенні тематичних виставок (плани, списки, доповіді, характеристики експонатів) .
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться. У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не вказуються, а зазначається їх загальна видова назва: Листування з підприємствами, установами та організаціями про комплектування документаційного фонду .
У заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні не перераховуються: Переписка про організацію семінарів та нарад з питань розробки і створення систем контролю якості продукції .
У заголовку справи зазначається конкретний кореспондент, якщо листування ведеться тільки з ним: Листування з НДІ Праці з питань науково-технічної інформації .
Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, у заголовку справи не вказуються їх конкретні назви, а зазначається їх загальна видова назва: Листування з главами адміністрацій областей з питань топографо-геодезичного забезпечення територій .
Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), її (його) назва вказується в заголовку справи: Листування з НДІ ПМК з питань створення приладової продукції .
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається період (квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти): Річні звіти з капітального будівництва .
Якщо справа буде складатися з декількох томів або частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовка справи. Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.
Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.
. 3.15. Графа 3 номенклатури справ заповнюється після закінчення календарного року.
. 3.16. У графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за переліком, а при його відсутності - термін зберігання за типовою або зразковою номенклатурою справ.
. 3.17. У графі 5 Примітка зазначаються назва переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи (приміром, перехідне з 2003 р), про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за ф...
