ign="justify"> підшивку і палітурка справи;
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
. 5.5. Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з персоналу оформляється за встановленою формою. На обкладинці справи зазначаються такі реквізити:
найменування підприємства - вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;
найменування структурного підрозділу - вказується відповідно до затвердженої структурою;
індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за зведеній номенклатурі справ;
заголовок справи - переноситься з номенклатури справ;
дата справи (тому, частини) - вказується рік (и) закладу та оконч?? ня справи в діловодстві. Датами справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених в цю справу. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
кількість аркушів у справі - з урахуванням того, що всі його листи, крім листа завірителя і внутрішнього опису, нумеруються. Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо. Аркуші нумеруються простим олівцем зверху вниз, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша; фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні та специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім - черговим номером - кожне вкладення в конверті;
термін зберігання справи - у відповідності з термінами, встановленими керівними документами. На справах постійного зберігання пишеться: Зберігати постійно raquo ;;
архівний шифр справи - відповідно до прийнятої на підприємстві системою.
. 5.6. Після завершення нумерації аркушів складається заверительная напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші-засвідчувач справи. У засвідчувального напису цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.). Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом.
. 5.7. Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення. При невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів в заголовок справи вносяться зміни і доповнення.
. 5.8. Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішня опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів. Необхідність складання внутрішнього опису документів справи визначається цією інструкцією.
. 5.9. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказується цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис документів справи підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.
. 5.10. Документи, що становлять справа, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливо вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.
. 6. Організація оперативного зберігання документів підприємства
. 6.1. З...
