моменту заклади й до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування. Керівники структурних підрозділів та посадові особи, які відповідають за діловодство, зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.
. 6.2. Справи, що знаходяться в робочих кімнатах та спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, розташовуються у вертикальному положенні корінцями назовні в замикаються шафах, що забезпечують їх повну схоронність, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла.
. 6.3. З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
. 6.4. Завершення справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом двох років, а потім здаються в архів.
. 6.5. Видача справ іншим структурним підрозділам проводиться з дозволу керівника служби ДОУ. Видача справ співробітникам підрозділів для роботи здійснюється під розписку.
. 6.6. На видану справу заводиться картка-заступник. У ній вказуються структурний підрозділ, індекс справи, дата видачі, кому справа видано, дата його повернення, а також передбачаються графи для розписок в одержанні та прийомі справи.
. 6.7. Справи видаються у тимчасове користування співробітникам структурних підрозділів на термін не більше одного дня. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.
. 6.8. Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і проводиться з дозволу керівника підприємства з залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.
. Порядок передачі документів підприємства в архів
. 1. Загальні положення
. 1.1. Документи підприємства після проведення експертизи їх цінності в установленому порядку підлягають обов'язковій передачі на зберігання в архів.
. 1.2. Для зберігання документів тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, що мають практичне значення, а також документів по персоналу в службі ДОП підприємства сформований ділянку (відділ) архівного зберігання.
. 1.3. Підготовка документів до передачі на зберігання включає:
проведення експертизи цінності документів;
формування та оформлення справ;
складання описів справ та актів про виділення документів і справ до знищення.
. 2. Експертиза цінності документів
. 2.1. Експертиза цінності документів підприємства - процедура відбору документів на зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
. 2.2. Експертиза цінності документів підприємства на стадії діловодства проводиться:
при складанні номенклатури справ;
в процесі формування справ;
при перевірці правильності віднесення документів до справ;
при підготовці справ до передачі в архів.
. 2.3. Для організації та проведення експертизи цінності документів на підприємстві функціонує експертна комісія (ЕК).
. 2.4. Організація роботи ЕК здійснюється відповідно до положення, затвердженого керівником підприємства.
. 2.5. Експертиза цінності документів підприємства постійного та тимчасового зберігання здійснюється щорічно в структурних підрозділах посадовими особами, безпосередньо відповідальними за ведення діловодства, спільно з ЕК під методичним керівництвом служби ДОУ.
. 2.6. При проведенні експертизи цінності документів здійснюється:
відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів;
відбір документів з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою До відпадання потреби raquo ;, підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах;
виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
. 2.7. Відбір документів підприємства для постійного зберігання проводиться на підставі переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ шляхом полистного перегляду справ (документів). Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання.
