ння типу: «Пропоную уважно вивчити ...»;
· не слід спонукати адресата поспішати при винесенні рішень, вставляючи в текст листа слова «Терміново», «Негайно», «В можливо більш короткі терміни». Краще вказати, коли б ви бажали дізнатися про рішення, наприклад, таким чином: «Переконливо прошу Вас відразу ж повідомити про своє рішення»;
· не слід вмістом (або підтекстом) документа нав'язувати адресату очікуваний результат освітлюваного в листі питання, наприклад, так: «Прошу вивчити і вирішити питання позитивно» або «Прошу затвердити цю кандидатуру»;
· в тому випадку, якщо ви повідомляєте про те, що виконання доручення або прохання не представляється можливим, не варто починати лист з констатації відмови - потрібно спочатку викласти мотивацію свого рішення і дати зрозуміти, що за певних обставин до розгляду питання можна повернутися. Слід проявляти відому дипломатію і в тих випадках, коли ви повідомляєте про щось позитивному: дайте зрозуміти, що виконання будь-чиєї прохання коштувало вам відомого праці, бо в іншому випадку ви ризикуєте зіткнутися з новими наполегливими зверненнями з ще менш суттєвих проблем [7 ].
Загальноприйняті правила складання ділових листів.
Основою ділового листа є текст, який повинен чітко і переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати зміст конкретної справи, містити докази, висновки
Текст ділиться на взаємообумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа, в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа (додаток 1).
Правильно оформлене, недвозначне за змістом, бездоганне з точки зору структури, грамотно написаний лист має бути запорукою успіху справи
. Оформлення листа. Ділові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку тільки з одного боку Звичайно, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох сторін залишають поля: ліве - не менше 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє - 20 мм, нижнє - 16-19 мм.
У лівому верхньому кутку вихідного листа (тобто що відправляється з організації) вказується вихідний номер, який фіксується в журналі реєстрації документів організації. Обов'язково вказується дата написання листа. У правому верхньому куті наводяться найменування організації (у називному відмінку), посада адресата і його прізвище. У лівому нижньому куті розміщуються посада, прізвище та підпис керівника, а на 2 см нижче - прізвище виконавця листи (без ініціалів) і номер його телефону.
. Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах, нумерацію починають з другої сторінки, проставляючи посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від верхнього краю.
. Рубрики. Є розчленування тексту на складові частини, графічне їхні відділення, є зовнішнім відображенням композиційної будови листа Найпростіша рубрикація в листах - поділ тексту на абзаци
. Абзац. Відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами, який вказує на перехід від однієї думки до іншої Абзац у листах має склад дати мінімально три інтервали від поля.
Типовий абзац має три частини:
) зачин, в якому формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що піде мова;
) фраза - викладається головна інформація абзацу;
) коментарі - підсумовується те, про що говорилося в абзаці
Основою службового листа є текст, який повинен чітко відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи.
Ділові листи пишуть чи друкують на бланку. Бланком документа вважається стандартна папір з відтвореними на ньому постійними реквізитами і місцем для змінних реквізитів. Правила розташування реквізитів документів регулюються державним стандартом ДСТУ 41633-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів raquo ;, які набули чинності з вересня 2003 року.
До основних реквізитами ділових листів відносяться:
емблема організації або товарний знак, логотип, назва організації;
довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса - e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);
