цтва, менеджером проекту;
чітко сформульоване опис змісту проекту;
участь і сприяння з боку зацікавлених осіб, подтверждаемое підписанням статуту та опису змісту проекту;
ретельно розроблений проектний план (включає стандартні проектні документи: розклад проекту, план управління ризиками, базовий бюджет і кошторис, план комунікацій, процедуру управління змінами);
застосування стандартної практики управління проектами.
Фактори, що визначають успіх, не можна пропускати. Якщо згодом виникають не піддаються контролю обставини, що негативно позначаються на розкладі, змісті або якості, важливо швидко зорієнтуватися у виборі пріоритетних проміжних результатів, відклавши інші на другу фазу. Неоціненну допомогу в цьому може надати список визначальних чинників успіху. У зазначеній ситуації всі критичні фактори слід обговорити із зацікавленими особами і проектною групою і переконатися, що дані елементи раніше залишаються рушійною силою проекту, після чого переглянути проектні плани і приступити до коригувальних дій.
Ось список деяких визначальних чинників успіху проекту по переїзду в новий офіс. Майте на увазі, що це далеко не повний перелік, а всього лише зразок, який дає уявлення про те, чому саме ці елементи були обрані в якості визначальних факто?? ів.
Перевезення телекомунікаційного обладнання, мережевих серверів, комутаторів, принтерів і настільних комп'ютерів - вечір 3 березня, з 17:01. Цей фактор є визначальним, оскільки основна мета проекту - здійснити переїзд, не перериваючи обслуговування клієнтів. Робочий день триває з 8:00 до 17:00, тому початок робіт в 17:01 не завадить роботі зі споживачами. Більше того, виконання цього завдання має обов'язково початися в 17:01, інакше у групи не вистачить часу, щоб досягти цього проміжного результату в строк і дотриматися всіх вимог наступної проміжної мети.
Підключення та тестування всього телекомунікаційного і мережевого устаткування - 4 березня до 6:00. Цей фактор був визнаний критичним для досягнення мети перевезення співробітників, не перериваючи обслуговування клієнтів. Все обладнання повинно бути протестовано, підключено і пущено в експлуатацію до приходу співробітників на службу наступним ранком. Доступ до сервера через персональні комп'ютери має принципове значення, так як вся корпоративна інформація, клієнтські бази даних і т. П. Зберігаються на серверах компанії. Таке ж значення має телекомунікаційне обладнання. Споживачі дзвонять в компанію, тому всі телефони, лінії й кабелі повинні працювати справно, щоб оператори могли приймати дзвінки.
Комп'ютерні кабелі упаковуються в пластикові пакети і маркуються ідентифікаційним номером комп'ютера. Цей визначальний фактор забезпечує своєчасну установку комп'ютерів до приходу співробітників на службу, так як всі кабелі і шнури зберігаються в одному місці і пронумеровані, і, отже, установники відразу зможуть визначити, які кабелі кудись приєднувати.
Визначення припущень і обмежень
При управлінні проектом допущення можливі й необхідні, але їх потрібно детально документувати. Це відноситься до будь допущенням щодо людей, ресурсів, місць, речей - будь-яких об'єктів, які повинні «за замовчуванням» виконувати певні дії або бути в наявності в певний час. Це принциповий момент планування, який менеджери часто упускають. Треба уважно ставитися до будь допущенням, посилок, припущеннями, так як їх неправильне розуміння або помилка в оцінці, коли помилкове припущення приймається за дійсне, можуть призвести до повного краху проекту.
Цей фактор часто не враховують, тому що ми звикли сприймати багато речей як само собою зрозуміле. Виходячи ввечері з роботи (якщо припустити, що ви на машині), ви сідаєте в свій автомобіль і вставляєте ключ у запалювання, розраховуючи на те, що мотор повинен завестися. Ви навіть не замислюєтеся про це (адже машина заводиться кожен день), але тільки до тих пір, поки при повороті ключа рівним рахунком нічого не відбувається. Запускається процес установки несправності: автоматична перевірка акумулятора, стартера, генератора. «Через двадцять хвилин я повинен забрати доньку із садка!»
Все вищесказане відноситься і до проектним допущенням. Ми настільки звикаємо до певного порядку дій або до того, що, наприклад, група А завжди готова кинути свої справи і при найменшій необхідності надати нам допомогу, що навіть не думаємо про це, сприймаючи такий стан речей як самоочевидне до того моменту, коли все починає відбуватися зовсім по-іншому. Не пропускайте цей крок - визначте і документально зафіксуйте всі допущення, після чого передайте цю інформацію проектній групі і зацікавленим особам.
Визначення припущень
