ify"> 2. Нормативно-методичне регулювання діловодства
Загальне методичне керівництво постановкою діловодства в Російській Федерації, як і в більшості цивілізованих країн світу, здійснюють архівні органи, так як найбільш цінні документи після використання їх в оперативній роботі передаються на постійне зберігання до державних архівів.
У Положенні «Про федеральної архівної службі Росії», затвердженому постановою Уряду Російської Федерації від 28.12.1998 № тисячу п'ятсот шістьдесят два, до головних завдань федеральної архівної служби Росії (Росархів) віднесені: «розвиток і вдосконалення спільно з федеральними органами державної влади та органами державної влади суб'єктів Російської Федерації ... діловодства, у тому числі державної системи діловодства та уніфікованих систем документації ». Росархів відповідно до покладених на нього завдань «здійснює міжгалузеве організаці?? нно-методичне керівництво і контроль за ... організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади ». Росархів «перевіряє виконання організаціями незалежно від їх відомчої підпорядкованості вимог законодавства в галузі ... організації документів у діловодстві». Росархиву надано право затверджувати типові переліки документів, що підлягають передачі на постійне зберігання, і типові переліки із зазначенням термінів зберігання документів, погоджувати галузеві стандарти, інструкції з питань організації документів у діловодстві, розробляти і затверджувати обов'язкові для виконання нормативно-методичні документи з організації документів у діловодстві [3].
Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства повинні бути в кожній організації. До них відносяться:
. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.
В даний час відповідно до федеральної цільової програми розробляється нова редакція ГСДОУ - системи положень, що визначають основні правила роботи з документами в організаціях. Система орієнтована і на комерційні структури. Вона буде складатися з двох частин: нормативної та методичної. У нормативній частині, як і в існуючому сьогодні документі, визначаються основні завдання та функції, правове регулювання діяльності служби документаційного забезпечення організації, її приблизна структура; порядок підготовки та оформлення документів; всі етапи роботи з ними: доставка, проходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання документів, пошук документів та інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів до архіву; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документів.
Головна відмінність нової системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування на базі сучасних текстових редакторів, автоматизованого документообігу (включаючи електронну пошту), баз даних та автоматизованого зберігання і використання документів (у тому числі автоматизовані номенклатури справ, опису справ і т.д.) [4, c.109]
2. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.
Інструкція зареєстрована в Міністерстві юстиції РФ. Вона включає як загальний порядок підготовки та оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У ній розписані процедура реєстрації документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ і передача їх на архівне зберігання. У додатку до Інструкції дано форми номенклатури справ, акта виділення документів до знищення, описів та ін. Як видно з короткого перерахування змісту Інструкції, вона відображає практично всі питання організації діловодства. Хоча вона призначена в першу чергу для міністерств і відомств, нею можуть скористатися і знайдуть багато корисного для себе служби діловодства організацій будь-яких форм власності. Вона може бути покладена в основу при розробці інструкції з діловодства конкретної організації.
. ГОСТ Р 6.30 - 97 УСД Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (зі змінами від 21.01.2000 р) [5, c.110].
Стандарт поширюється на «організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін., використовувані в діяльності:
