онограми. Телефонограма, як правило, містить інформацію, за обсягом що не перевищує 50 слів. Якщо розмова по телефону - це діалог, не обмежений за часом, то телефонограма - це письмова фіксація монологу, регламентована за часом.
Обов'язковими реквізитами телефонограм є найменування установи (фірми) адресанта і адресата, реквізити «від кого» і «кому» із зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові посадових осіб, номери, дати і часу передачі і прийому телефонограми, прізвища передали та прийняли телефонограму, номерів телефону, текст і підпис.
Телефонограма повинна мати заголовок. Він складається як для службового листа, т. Е. Повинен починатися з іменника у місцевому відмінку з прийменником «о» або «про», наприклад: «Про зміну часу засідання редколегії», «Про прибуття учасників семінару».
Телефонограми пишуться телеграфним стилем, т. е. коротко, ясно, точно, однозначно, простими реченнями. Як правило, текст телефонограми викладається від першої особи (наприклад: «Нагадуємо ...», «Повідомляємо ...», «Попрошу вислати ...»).
Щоб упорядкувати фіксацію переданих і прийнятих телефонограм і усунути можливу неповноту та неточність їх передачі та запису через недбалість виконавців, рекомендується мати під рукою чисті бланки приблизно такої форми:
Телефонограма
Адресант Адресат
Найменування Найменування
№ ... дата ... № ... дата ...
Час передачі Час передачі
... годину ... хв.... Годину ... хв.
Передав (а) Прийняв (а)
Тема телефонограми
(Підпис)
. Правила ведення ділової телефонної розмови, коли дзвоните ви
Коли вам прийшла в голову думка подзвонити, що не хапайтеся відразу за телефонну трубку. Перед кожним дзвінком бажано відповісти собі на три питання:
) є однозначна потреба дзвонити?
) обов'язково знати відповідь партнера?
) не можна Чи поговорити з партнером при особистій зустрічі?
Набираючи номер абонента, насамперед слід усвідомити собі, з якою метою ви збираєтеся дзвонити:
) хочу я просто підтримати контакт і обмінятися думкою з колегою?
) чи хочу я дещо пригадати або встановити новий зв'язок?
) хочу я отримати інформацію або передати її?
) хочу я поділитися ідеєю і попросити її оцінити?
) хочу я переконати партнера у своїх намірах і ближче познайомити зі своїми проектами?
Перед тим як подзвонити в інше місто або солідним партнерам корисно накидати на листку паперу основні пункти майбутньої розмови, щоб у хвилюванні або в поспіху не упустити окремі важливі моменти.
Якщо ж справа нетермінове, виникає альтернатива - або дзвонити відразу, або визначити найкращий час для дзвінка і відкласти телефонна розмова до цього моменту.
Оптимальний час для телефонного дзвінка вибирається за трьома ознаками, разом узятим:
а) коли, на вашу припущенням, ваш дзвінок буде зручніше для абонента;
б) коли до нього простіше додзвонитися;
в) коли вам буде зручніше подзвонити.
Але при цьому корисно мати на увазі, що треба намагатися не відволікати людей дзвінками в першій половині робочого дня, коли вони, зосередившись, можуть з найбільшим успіхом вирішувати свої завдання. Не слід збивати їх з робочого ритму. Найбільш сприятливий для телефонних дзвінків час - з 8.00 до 9.30, з 13.30 до 14.00, після 16.30.
У інші години тривалість вирішення питання по телефону майже подвоюється. Крім того, ваш партнер може негайно взяти трубку приблизно в 50% випадків. Але зателефонувати попередньо, тільки для того, щоб домовитися про час майбутніх переговорів, допустимо і в першій половині робочого дня. Попереджати про свій дзвінок бажано завчасно. Ваш партнер буде чекати вашого дзвінка, якщо ви точно вкажете годину. Цим ви заощадите його і свій час і прискорите рішення проблеми. Набирати номер слід ретельно, без поспіху. Вміти дзвонити - це поняття, яке включає не тільки уміння набрати номер і вести розмову, а й уміння «пробитися» по телефону до потрібного абоненту.
Найпростіший спосіб додзвонитися - це набирати потрібний номер безперервно раз за разом, по можливості без пауз. Нічого кращого цього способу запропонувати не можна, якщо ви намагаєтеся вирішити по телефону справу, яке є для вас дуже важливим. Набула поширення «народна мудрість»: перед набором останньої цифри рек...
