ув здійснений з наміром досягти певного результату.
Комунікації в організаціях і між організацією та її середовищем разом складають те, що називається організаційної комунікацією. Приступаючи до роз'ясненню основних понять, що використовуються для опису процесу комунікації між людьми, слід зазначити, що комунікаційний процес в організації, як правило, є впорядкованим і обумовленим певної регламентацією і передбачуваністю.
. 2 Елементи й етапи комунікаційного процесу
Комунікації пронизують всі елементи організації. Їх основна мета - забезпечити взаєморозуміння людей, що беруть участь в інформаційному обміні. Однак сам факт обміну інформацією ще не гарантує ефективності спілкування. Досить часто передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, комунікації - неефективними. Для того щоб краще зрозуміти сутність процесу обміну інформацією й умови його ефективності, розглянемо основні елементи і стадії комунікаційного процесу.
Основними елементами комунікаційного процесу є: відправник, повідомлення, канал розподіленийня, декодування одержувач, відповідна реакція, зворотній зв'язок, перешкоди.
Відправник - особа, що генерує ідею або збирає інформацію і передає її.
Повідомлення - інформація, закодована у вигляді символів.
Канал розподілу - засоби передачі інформації.
Декодування - це процес, за допомогою чого інформація передається.
Одержувач (реципієнт) - той, кому призначена інформація
Зворотній зв'язок - це частина реакції, доведена до відправника.
Перешкоди - це все те, що може порушити ефективність комунікаційного питання.
Процес комунікації можна представити у вигляді послідовності декількох взаємопов'язаних етапів:
Формулювання ідеї та відбір інформації - gt; Кодування інформації і формування повідомлення - gt; Вибір каналу зв'язку і передача повідомлення - gt; Декодування повідомлення і сприйняття інформації - gt; Інтерпретація повідомлення і формування відповіді на нього - gt; Передача відповісти відправнику.
Дуже часто процес комунікації займає всього кілька хвилин або навіть секунд і на практиці складно виділити і розмежувати його окремі етапи. Однак ми коротко проаналізуємо кожен з них, щоб краще зрозуміти їх зміст.
Формулювання ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Американський вчений Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу: «Невдале повідомлення не стане краще на глянцевому папері або від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу - «не починайте говорити не почавши думати».
Важливо пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або придбала інший форми, в якій вона послужить обміну інформації. Відправник тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він має прийняти у розрахунок безліч чинників. Приміром, керівник, що бажає обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинен чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їх сильних і слабкі сторони про те, як можна поліпшити результати їхньої роботи. Ідея не може полягати в неясних загальних похвалах або критиці поведінки підлеглих.
Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здатними до розвитку і вдосконалення, а значить, що потребують інформації з оцінкою результатів їх роботи, швидше за все, знайдуться окремі позитивні ідеї для обміну інформацією на зазначену тему по суті. Керуючий, який сприймає підлеглих як дітей, що чекають, щоб їх поправляли і направляли, швидше за все, закладе у свої ідеї критицизм негативної властивості, властивий такому способу мислення.
Ще один приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає нам начальник цеху, тільки що прийняв повідомлення від вищого керівництва про те, що компанії потрібно на 6% збільшити виробництво відеоігор без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху не зможе зрозуміти, яким шляхом найкраще обмінятися цією інформацією з підлеглими і направить їм це повідомлення точно таким, яким воно було отримано, можливі непорозуміння, оскільки робочі зрозуміють лише сам факт того, що зміни необхідні. Якщо ж керівник, справді, продумає ті ідеї, які вимагають передачі, він може прийти до наступних висновків:
