gn="justify"> · Контроль
· Зв'язування документів по посиланнях
· Пошук
· І інші, зумовлені специфікою.
Обробка документа в електронному вигляді здійснюється в рамках документаційного процесу в межах тих прав доступу, які надані співробітникам, що є ролями в маршруті документа.
1.3.1 Специфіка електронного документообігу
У кожній галузі або в різних видах діяльності при обробці документів як в паперовому, так і в автоматизованому вигляді є своя специфіка, пов'язана з відмінностями як у складах оброблюваних документів, так і в процедурах обробки. У зв'язку з цим для автоматизації специфічних документаційних процесів застосовуються різні системи.
Можна виділити наступні види електронного документообігу:
· Виробничий
· Управлінський
· Технологічний
· Бухгалтерський
· Складський
· Офісний
· І інші.
1.4 Завдання електронного документообігу
Автоматизований документообіг призначений для вирішення великого спектру завдань. До таких завдань можна віднести:
) Систематизацію і регламентацію роботи з документами
) Підготовка документів по шаблонах
) Ведення номенклатури справ організації
) Автоматизацію обліку документів, у тому числі:
· Класифікацію документів за різними критеріями
· Реєстрацію документів за заданими шаблонами та алгоритмам
· Облік термінів зберігання
· Приміщення документів у справи і розбивка справ на томи
) Автоматизацію пошуку документів
) Електронну розсилку документів
) Автоматизацію процедур колективної роботи з документом:
· Розробка проекту документа
· Узгодження документа
· Експертиза документа
· Виконання документа
) Забезпечення захисту від несанкціонованого доступу і спотворення або видалення інформації
Крім вище перерахованого, сучасні СЕД так само реалізує додаткові завдання, які раніше виконували окремі програми:
· Оперативний обмін інформацією та документами - замість електронної пошти і інтернет пейджерів
· Перегляд стрічки новин компанії, ознайомлення з опублікованими документами - замість інтернет порталів
· Робота з органайзером і списком персональних доручень - замість щоденників
1.5 Функції електронного документообігу
Виходячи із завдань, що стоять перед автоматизацією документаційних процесів, визначається набір необхідних функцій, які повинна реалізовувати система документообігу:
) Створення атрібутних карток документів
2) Прикріплення до карток документів файлів lt; # justify gt; До загальносистемним функціям автоматизованого документообігу можна віднести:
) Можливість віддаленої роботи з документами через Інтернет
) Використання інформаційного сховища субд для зберігання документів і метаданих
) Можливість одночасної роботи з СЕД
) Забезпечення інформаційної безпеки
· Персональна аутентифікація користувачів СЕД
· Шифрування трафіку
· Рольова модель управління доступом
· Використання цифрових сертифікатів
1.6 Впровадження електронного документообігу
На зміну паперовому документообігу приходить електронний документообіг. Однією з основних цілей автоматизації документаційних процесів є перехід на безпаперовий документообіг. Це приносить організації безсумнівні вигоди, пов'язані як зі зниженням витрат на підтримку паперового документообігу, так і з можливістю якісного підвищення ефективності ведення бізнесу. Впровадження електронного документообігу націлене на досягнення певних у проекті впровадження цілей, які, як правило, пов'язані із загальним поліпшенням якості ведення бізнесу, а в деяких випадку і для досягнення конкретних кількісних характеристик.
1.7 Електронний документообіг. Плюси і мінуси
Перехід на електронний документообіг має значно більше плюсів, ніж мінусів. Однак погано організований проект...
