. виходу на комп'ютерні мережі
. і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
Ежедневник. Дуже необхідна річ, що дозволяє керівнику не забувати зустрічі або іншу корисну інформацію.
Кольорове оформлення кабінету. Кольорові тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні булиматовими, тому блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
Робота з документами і кореспонденцією. Документи та кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.
Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена і написана грамотно. В основному друк вихідних документів у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен становити тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового та іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити не великі виправлення.
Складніше справа з вхідними документами .. На допомогу повинен прийти або спеціальний підрозділ, в обов'язки, яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції. Сортування в залежності від призначення. Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості.
Зберігати документи в кабінеті керівника, немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву
Ведення телефонних розмов. Телефон - важливий засіб ефективності управлінської праці, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4 до 27% робочого часу.
Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економії часу на телефонні розмови при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.
тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично при максимальній інформативності.
Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальна кількість часу, його потрібно ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди.
Відсутню зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять-шість хвилин.
Проведення нарад, конференцій. Кожен день, вранці керівник проводить планерки, конференції. Вони, як правило, носять короткочасний характер (максимум 15 хв.) І повторюваність. На них доповідається виконана робота за попередній день і вирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність.
Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскільки ефективно він проводяться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшити втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень.
Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібен при обговорення питань.
При проведенні нарад необхідно враховувати, що дуже велика кількість учасників позначиться на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб, залежно від вирішуваних питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбивається виконавці, їх дії і інша інформація.
Складання графіка роботи. Керівник має певним фондом робочого часу протягом дня. Тривалість робочого дня керівника, як вже зазначалося раніше строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати свою роботу таким чином, щоб робочий день не розтягнувся на 14 - 15 годин.
Насамперед, необхідно відзначити, що продуктивність керівника протягом робочого дн...
