говір з оргкомітетом і йому передається план виставкового стенду, а також замовлення на необхідне обладнання та послуги.
5 етап. Участь у роботі ярмарку (виставки) - напружений і відповідальний період. Особлива роль у забезпеченні успіху належить стендистам - співробітникам, що працюють у публічній зоні експозиції, біля стенду підприємства. Крім основного, намічають запасний склад стендистів. До початку виставки проводиться інструктаж майбутніх стендистів, де розглядаються такі питання, як: тематика виставки; мети участі у виставці; перелік послуг, що представляються на виставці; основні новинки; завдання, що стоять перед стендистами (ознайомлення з новинками, укладення договорів і т.д.); план стенду; закріплення місць на стенді за кожним стендистів; розпорядок роботи; основні категорії передбачуваних відвідувачів; форми реєстрації відвідувачів; форми реєстрації змін, зауважень, недоліків на стенді під час роботи виставки. Кожен стендист отримує необхідні для його роботи на стенді документи та інформацію розміщені в одній або двох папках. Одна може містити відомості, необхідні стендиста, але не призначені для показу відвідувачам (адреса, розрахунковий рахунок фірми, телефони керівників, бланки договорів, бланки замовлень, комерційні прайс-листи і т.п.). В іншій папці можуть бути зібрані всі рекламні матеріали по тому напрямку, за яке відповідає даний стендист. Під час виставки бажано, щоб кожен стендист знаходився на відведеному йому за розкладом місці.
Основні функції стендистів зводяться до встановлення первинних контактів з відвідувачами виставки, виявлення серед них потенційних клієнтів або ділових партнерів і забезпеченню подальших їх контактів з комерційними представниками підприємства вже в зоні переговорів.
Виставковий бізнес динамічний. У цьому сенсі Інтернет - найзручніший для потенційних експонентів і відвідувачів спосіб обміну інформацією. На сайті виставкової компанії можна розмістити таку корисну інформацію, як: план виставок, координати та імена відповідальних осіб, плани експозицій; умови участі, списки учасників, з якими ведуться переговори і з якими підписані документи; програми семінарів та прес-конференцій для кожної виставки.
Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді постійно присутній фахівець, відповідальний за проведення виставок. Тоді всі зауваження і побажання працюють на стенді можна буде врахувати при підготовці до наступної виставки. Зазвичай за цим фахівцем закріплюють і зв'язок з представниками преси [3, с. 483].
1.3 Оцінка виставково -ярмарочних заходів підприємства
Участь у виставково - ярмаркових заходах є для підприємства інвестицією, тому виникає потреба в порівнянні витрат на участь у заходах з отриманими результатами.
Основними елементами, на результатах контролю яких повинна грунтуватися оцінка ефективності участі в них підприємства є:
кошторисні та реальні витрати на участь;
витрати на рекламу та заходи щодо зв'язків з громадськістю, а також дізнався ними резонанс (реакція відвідувачів; відгуки про стендах підприємства і конкурентів);
проявилися на виставці тенденції розвитку ринку;
ефективність роботи персоналу і відповідні результати по іншим стендам;
порівняння складу відвідувачів стенду з їх складом на попередній виставці;
замовлення, отримані в результаті роботи стенда, і порівняння їх кількості та якості з очікуваними;
проведення на належному рівні аналізу результатів участі підприємства в роботі даної ярмарки і розробки на цій основі рекомендацій щодо забезпечення більш ефективної виставкової діяльності [1, с.433].
Дана інформація показує, наскільки успішним чи невдалим була участь підприємства у виставці (ярмарку).
Підсумки виставки поділяються на дві групи: організаційні та комерційні. При підведенні організаційних підсумків робляться висновки:
чи вдало було вибрано місце для стенду;
чи була вдалою планування стенду; чи відповідала площа стенду кількістю експонатів і поставленим завданням;
які незручності випробовувалися під час роботи;
що необхідно було замовити в оргкомітеті серед додаткових послуг та обладнання;
без яких послуг і устаткування можна було б обійтися;
які експонати користувалися найбільшим попитом;
яким чином наступного разу організувати роботу на стенді;
хто з фахівців найбільш підходить для цієї роботи.
Комерційні підсумки стосуються о...
