нти підклеюються), які скріплюються з конвертом. Надійшли документи (паспорт, військовий квиток, трудова книжка, пенсійне посвідчення та т.д., а також фотографії та ін додатка до листа) підколюються під скріпку попереду тексту листа (у разі виявлення, що відсутні програми або сам текст листа, складається довідка, яка додається до конверта, і про це повідомляється заявнику).
3) На листи, отримані з цінними паперами і грошима, складається акт за трьома підписами у двох примірниках. Один примірник залишається у відділі обліку, розподілу документації, другий примірник прикладається до листа.
4) Лист автора направляється для розгляду заступнику начальника певного відділу, цінні папери і гроші повертаються заявникові з актом.
5) Листи громадян з поміткою на конверті В«особисто" не розкриваються, а передаються за призначенням.
6) На листах громадян, зданих на особистому прийомі, робиться позначка "з особистого прийому". Ці листи передаються для реєстрації у відділ обліку, розподілу документації. p> 7) Що поступає письмове звернення повинно бути централізовано зареєстровано в день їх надходження.
8) Реєстраційний індекс листа вказується в реєстраційному штампі, що проставляється в правому верхньому куті супровідного листа або на першій сторінці листа заявника. Індекс складається з умовного цифрового позначення структурного підрозділу, початкової літери прізвища автора та порядкового номера листа.
9) Реєстраційно-контрольна картка заповнюється машинописним або від руки розбірливим почерком, всі відмітки робляться точно, без подвійних тлумачень. У реєстраційно-контрольній картці відбиваються основні пошукові ознаки документа та відомості про заявника: дата надходження звернення, зазначаються прізвище та ініціали виконавця; заповнюється адреса з дотриманням загальноприйнятого порядку при оформленні поштового кореспонденції.
10) Всі надійшли та зареєстровані пропозиції, заяви і скарги підлягають обов'язковому контролю за їх виконанням: постановка документа на контроль; перевірка своєчасного доведення документа до виконавця; попередня перевірка і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю виконання; інформування начальника управління. Організація контролю виконання забезпечує своєчасне і якісне виконання пропозицій, заяв і скарг громадян.
11) Зареєстровані листи громадян в день надходження передаються начальнику управління або його заступнику, який доручає особі (виконавцю) розглянути по суті питання, поставлені у листі, і підготувати проект відповіді.
12) Листи передаються виконавцю під розписку в реєстраційно-контрольній картці.
13) Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, то відповідальним за виконання всіх поставлених у листі питань є виконавець, зазначений в списку першим. Передача листів з одного структурного підрозділу в інший виробляється з обов'язковою відміткою про це в реєстраційно-контрольної картці.
14) Відповіді на листи громадян підписує начальник управління або заступники начальника управління в межах своєї компетенції.
15) Замість письмової відповіді у всіх випадках, коли це можливо і доцільно, слід сповіщати авторів звернень по телефону або при особистому прийомі.
16) Проект підготовленого відповіді на лист візується виконавцем в лівому нижньому кутку і передається на підпис керівнику.
17) Відповідальність за своєчасне і правильне
виконання в рівній мірі несуть всі вказані в резолюції виконавці.
В
1.5 Обсяги та структура документообігу
Більша кількість часу займає перевірка правильності адресування листа, облік вкладених в лист документів та перевірка справжності, розподіл листів по відділах. Найбільший відсоток документів обробляється в відділі обліку, розподілу та випуску документації, кадрів, а також великий обсяг інформації проходить через відділ бухобліку та контролю.
Для наочного бачення дані, оброблюваної інформації, можна представити в таблиці. br/>
Таблиця 1 - Відсоток оброблюваних документів у відділах
Відділ обліку, розподілу та випуску документації, кадрів
Відділ бухобліку та контролю
Число документів, оброблюваних на день (шт.)
7
6
Час для ознайомлення з одним документом (хв)
3-5
3-5
Прийняття рішення (резолюції) (Хв)
Протягом 20
Протягом 20
Ухвалення рішення у хвилинах
20
20
...
