якщо наказ мав у своєму розпорядженні для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляд питання і збір необхідних матеріалів. p align="justify"> Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або давав доручення комусь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими "пам'яті" або записками піддячих одного наказу піддячим іншого наказу. p align="justify"> При надходженні документа на ньому проставляється дата і дяк робив позначку "Виписати", що означало "Навести довідки". Фактично це означало початок розгляду справи. Підготовкою справ до розгляду ("доповіддю") займалися столи, або повитья, де дяк або за його дорученням старший піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідального документа (рішення у справі). Роль доповідача у справі належала дяку, а вирішення питання - думним дяків. Рішення у справі ухвалювалося після його обговорення. Думні дяки могли погодитися з підготовленим рішенням, але могли і внести свої корективи. В результаті після винесення рішення дяк "чорнила" підготовлений документ, тобто виправляємо його, молодший піддячий "справляв", тобто звіряємо чистовик з чернеткою, засвідчував ("справляв") його своїм підписом - "справой" ;, яка виражала відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але ще не надавала юридичної сили документу. Для цього було потрібно "Приспів" дяка, яка свідчила про відповідальність за зміст документа. p align="justify"> Керівники наказів - судді та наближені до них особи, брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документах. Це входило в обов'язок дяка, що відповідав за ведення діловодства наказу: "а на всіх справах закріплюють і позначають думні дяки, а цар і бояри ні до яких справах ... руки не прикладають, для того й влаштовані вони думні дяки". Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами. Підпис, або "Приспів", дяка була вельми своєрідна: якщо документ складався з кількох аркушів, дяк "приписував" документ на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи, що було узаконено Судебник 1550 р. Це оберігало документ від фальсифікації і підробки .
У московських наказах вперше намічається відокремлення закінчених справ від "поточних". Поряд із зберіганням документів в кулях, мішках, скринях в деяких наказах (наприклад, Помісному наказі) з'являються шафи для зберігання документів, а потім і заходи з охорони документів, наприклад постачання скринь замками. p align="justify"> Вивчення Уложення 1646 і цілого ряду указів, прийнятих пізніше, дозволяє говорити про введення норм письмового оформлення різних договорів, встановлення зовнішнього однаковості діяльності наказів. У Уложенні перераховані неслужбових дні - Різдво (с24 грудня до 8 січня) і весь тиждень Великодня та ін; загальна кількість неслужбових днів було досить велике. Зносини наказів з містами до установи пошти в 1666 р. здійснювалися за допомогою посильних; відповіді відсилалися нема з нарочним гінцем, а при нагоді. br/>
2. Колезький діловодство
Становленням системи колезького діловодства почав займатися Петро I.
У 1699г. він вводить в обіг гербовий папір, а в 1700р. видає укази про скасування столбцовая форми документа і загальній переході до зошитної формі. Першим закладом став Сенат - спочатку законодавчий орган і орган нагляду за урядовими установами. Для роботи уряд через острах перенесення старих наказових порядків у нові установи стало запрошувати іноземних фахівців для заняття канцелярських посад. p align="justify"> Засновується посаду інквізитора - для запису всіх вихідних указів в особливі книги і контролю за їх відправкою і про виконання указів. При найменшій затримці виконання указу екзекутор зобов'язаний доносити про це генерал-прокурора. p align="justify"> В результаті петровських реформ у сфері управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет та Колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях.
Спочатку колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став В«Генеральний регламентВ», затверджений Петром I 28 лютого 1720г.
Цей регламент ввів систему діловодства, що отримала назву В«коллежскойВ». Домінуюче отримав колегіальний спосіб прийняття рішень присутністю колегії. p align="justify"> Центральною фігурою канцелярії стає секретар. Крім нього до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). p align="justify"> Робочий день починався о 8 годині ранку і тривав 5 годин, пізніше він був продовжений до 8 годин. Робота велася цілий рік, за винятком трьох літніх...
