льні і слабкі сторони для раціонального використання перших і уникнення других.
2.2 В«ПоглиначіВ» часу
Провівши детальний аналіз основних В«поглиначівВ» часу, можна краще контролювати свій робочий процес і уникнути відволікаючих моментів. Основними причинами, що змушують нас витрачати час даремно, визнані:
1. Телефонні дзвінки по праву займають почесне перше місце, зриваючи робочий настрій і не даючи зосередитися на справах. З широким розповсюдженням стільникових телефонів проблема набула глобальних масштабів. Налагодьте розподіл дзвінків, відсіває НЕ призначені вам, і переносите менш важливі на більш вільний час.
2. Відвідувачі, що приходять в офіс, відволікають вірніше телефонів, тому що їх неможливо проігнорувати або виконувати паралельно іншу роботу. При чіткій, правильно розробленої структурі організації з відвідувачами, як правило, взаємодіє спеціальний відділ, що не заважає роботі інших відділів.
3. Погано організований обмін інформацією між підрозділами. Рекомендується налагодити своєчасність передачі даних, їх точність і конкретність. Це ж правило повинне дотримуватися в діловому, особливо телефонному, спілкуванні співробітників.
4. Проблеми з комп'ютерним обладнанням та офісною технікою. Дотримуйтесь правил по роботі з технікою, тримайте під рукою фахівця, своєчасно і кваліфіковано обслуговуючого ваше обладнання.
5. Зміна черговості робіт, нав'язується колегами. Уникайте порадників, які знають краще за вас, що і в який час вам потрібно робити. Не піддавайтеся на провокації! p> 6. Недолік організаційного планування. Розстановка пріоритетів при роботі з великим об'ємом справ дозволять визначити черговість їх виконання.
7. Невміння слухати інших людей. З переданої інформації виймайте тільки потрібне, чи не завантажуйте голову зайвим, забуваючи і перепитуючи згодом про головне.
8. Незадовільна організаційна структура. Посадові обов'язки кожного співробітника повинні бути прописані максимально чітко.
9. Плутанина в пошті. Особливо актуальна для керівників, кореспонденція яких несвоєчасно або зовсім не проходить через секретарський фільтр визначення важливості листів. Стандартні відповіді скоротять час на відповідні послання. p> 10. Виправлення помилок, яких можна було б уникнути. Помилки породжують все ті ж поспіх, неуважність, небажання працювати і пр. Але переробляти іноді доводиться довше, і, в кожному разі, знову відволікаючись від поточних справ.
11. Нерішучість в ділових питаннях. Розгойдування на подолання сумнівів може коштувати втрати клієнта, співробітника та інших непорозумінь.
12. Погано організовані і скоординовані зборів, планерки. Конкретні питання підготовляються заздалегідь, визначаються витрати часу на обговорення кожного пункту, потрібні особи завчасно сповіщаються, а виконання винесених рішень контролюються.
13. Відволікаючі фактори на робочом...
