і підприємства неперервний. p align="justify"> Наприклад, при утриманні із заробітної плати працівника бухгалтеру потрібно наказ або інший документ, на підставі якого буде виконуватися утримання. Наказ готує, як правило, кадрова служба або юридичний відділ. p align="justify"> Перш ніж менеджер з продажу укладе з клієнтом договір поставки, необхідно провести його правовий аналіз, що належить до сфери діяльності юристів організації. І тільки потім менеджер несе його на підпис керівнику підприємства (або самостійно підписує за наявності повноважень). p align="justify"> Так як наказ по організації є локальним правовим актом і підлягає безумовному виконанню, винну в допущених при його реалізації помилках особа може бути притягнута до дисциплінарної відповідальності. Крім того, якщо з вини працівника, що виразилася в недотриманні термінів документообігу, організація зазнала збитків, вона може в порядку регресу стягнути їх з працівника. p align="justify"> Відповідальність за дотримання графіка, тобто за своєчасну розробку і передачу документів несуть особи, які створили і підписали ці документи. Доцільно кожному працівнику під розпис вручити виписку з графіка документообігу, в якій перерахувати документи, що відносяться до сфери його діяльності, і вказати терміни здійснення операцій з ними. p align="justify"> Важливо пам'ятати, що графік документообігу повинен відповідати не тільки чинному законодавству, але й локальних актів підприємства, наприклад розробленим на підприємстві посадових інструкцій.
У графіку відображаються роботи зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних структурними підрозділами, із зазначенням термінів та відповідальних виконавців, а також закріплюється порядок обороту кожного виду документа, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження , передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. У різних організаціях графіки відрізняються тільки складом специфічних документів. p align="justify"> У графіку документообігу можна виділити наступні етапи обігу кожного документа:
) складання документа згідно з вимогами, що пред'являються до його оформлення;
) перевірка документів за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів) та утримання;
) затвердження документа уповноваженими особами;
) ознайомлення з документом відповідальних виконавців;
) передача документа (його копій) у відповідний відділ для своєчасного виконання (або відправки адресату);
) виконання виконавцями вимог, що містяться в документі;
) контроль за виконанням документа;
) підбиття підсумків виконання документа і залучення відповідальних за виконання осіб до відповідальності за допущені порушення;
