ення, звернення, зберігання та знищення. p align="justify"> При створенні документ складається, оформляється, узгоджується і підписується. Звернення документа означає його реєстрацію, передачу на виконання або відправлення адресату, копіювання, ознайомлення, виконання, контроль проходження та виконання. Під зберіганням документа розуміють його списання в справу і приміщення туди на зберігання, а також зберігання в архіві. Таким чином, документообіг має складну процедуру і велика кількість стадій, наш перелік яких не є вичерпним. p align="justify"> Ставлення до документів має кожний підрозділ в організації: бухгалтерія, юридичний і кадровий відділи, департамент продажів, відділ гарантійного обслуговування. Разом з тим служби та підрозділи взаємодіють між собою, часто відбувається обмін інформацією за допомогою документів. Отже, для впорядкування внутрішньої діяльності організації необхідно чітко визначити напрями і терміни руху конкретних документів. Для цього складається графік документообігу. p align="justify"> Графік документообігу - це схема, яка характеризує процедуру переміщення первинних документів в організації від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання. Графік має встановлювати раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожного первинного документа, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. p align="justify"> Єдиної, визначеної законодавством форми графіка документообігу не існує. Кожне підприємство складає графік самостійно, виходячи з особливостей здійснюваної діяльності. Як правило, його затверджує керівник підприємства, а розробляють керівники підрозділів. p align="justify"> Наприклад, у трудовому праві існують визначені законодавством терміни видачі копій документів, пов'язаних з роботою, терміни заклади трудових книжок, виплати заробітної плати, оформлення відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності та накладення дисциплінарного стягнення. Все це супроводжується оформленням різного роду документів. Тому начальнику кадрів доцільно оформити і затвердити графік документообігу в сфері регулювання трудових відносин. p align="justify"> Начальнику юридичного відділу слід продумати і закріпити в графіку документообігу терміни складання відповідей на претензії відповідно, наприклад, до закону про захист прав споживачів, терміни розгляду вступників на правову експертизу договорів, терміни для реєстрації юридичних осіб.
У бухгалтерії у зв'язку з наявністю строгих, передбачених податковим законодавством термінів по здачі податкових форм звітності просто необхідний графік документообігу для оптимізації внутрішнього процесу руху документів і підтримки фінансового благополуччя підприємства.
Наступний важливий момент в системі документообігу - це координація обміну документами різних підрозділів і служб всередині організації. Процес взаємодії та обміну інформацією всередин...
