"justify">) здача і оформлення документів до архіву на зберігання.
Можна скласти графік документообігу у формі окремого документа, у формі наказу по підприємству. Відобразити порядок руху документів теж можна по-різному, шляхом як текстуального опису, починаючи від відповідальних виконавців і закінчуючи термінами проходження документом окремих стадій, так і схематичного відображення. Головне - щоб інформація була доступна, зрозуміла і мала однозначне тлумачення. У цілому графік документообігу дозволяє визначити загальну сукупність документів, що використовуються в організації. Правильне складання і дотримання графіка документообігу сприяє ефективному розподілу посадових обов'язків між працівниками, підвищенню продуктивності, оптимізації документообігу та координації діяльності різних служб і підрозділів усередині організації. p align="justify"> У технологічному ланцюжку обробки документів можна виділити етапи:
- прийом і первинна обробка документів, що надходять;
- попередній розгляд і розподіл документів;
- реєстрація документів;
- інформаційно - довідкова робота;
- направлення на виконання;
- виконання документів;
- контроль виконання;
- відправка документів по адресатам;
- формування справ відповідно до номенклатури;
- зберігання і використання документів в поточній діяльності;
- підготовка і передача справ в архів.
Всі документи організації діляться на три документопотока:
Вхідні (надходять) документи містять вихідну, первинну інформацію для виконання управлінських дій. Це документи вищих органів управління (постанови, рішення, накази, інструктивні листи) і документи підвідомчих організацій (листи, акти, рішення), пропозиції, заяви і скарги громадян. p align="justify"> Вихідні (відправляються) документи (листи, розпорядчі документи, висновки, звіти) несуть інформацію, вироблену при функціонуванні органу управління, з метою її передачі вищестоящим, підвідомчим, громадським та іншим організаціям і окремим громадянам.
Внутрішні (що не виходять за межі організації) документи (акти, доповідні, пояснювальні записки), щоб забезпечити вирішення завдань в межах даного органу управління без направлення інформації за його межі.
Ці документопотоки різні за складом, кількістю і руху. Отже, робота з кожним документопот...
