аному етапі проводиться збір, вивчення і систематизація даних, що характеризують систему управління, окремі її підсистеми або працівників.
Джерелом інформації, є наприклад такі документи, як плани та річні звіти роботи організації, положення про підрозділи апарату управління, посадові інструкції, стандарти, штатний розклад, схеми управління організацією і його підрозділами, дані бухгалтерської звітності і т.д.
Вивчення даних включає:
1) опис складу і змісту функцій, що виконуються об'єкта аналізу;
2) з'ясування сутності об'єкта аналізу та характеру процесів вироблення, обгрунтування, прийняття і реалізація управлінських рішень;
3) характеристику кадрів управління, застосовуваних технічних засобів, інформації, використовуваної об'єктом у своїй роботі; організаційної структури і методів управління;
4) вивчення впроваджуваних або планованих заходів з удосконалення управління;
5) вивчення передового досвіду в організаціях-аналогах; підготовку інформації для визначення витрат на виконання управлінських функцій на основі нормативної документації та експертного опитування, а також в результаті вивчення форм статистичної звітності та штатного розкладу;
6) побудова функціонально-цільової моделі системи управління організацією або її окремої частиною, де наводиться склад функціональних, цільових та забезпечують підсистем і взаємозв'язків між ними.
У нашому випадку джерелами інформації при аналізі роботи ОВКіК служать звіти та довідки по комплекції, положення про відділ, посадові інструкції, організаційна структура ОВКіК, штатний розпис відділу, схеми документообігу, форми, документи, дані, вихідні і надходять у ОВКіК, дані бухгалтерської звітності, матеріали анкетного та усного опитування всіх працівників відділу та складського господарства.
2.3 Аналітичний етап
На аналітичному етапі здійснюються: формулювання, аналіз і класифікація функцій, їх декомпозиція, визначаються витрати на виконання функцій. Тут оцінюється ступінь значущості функцій, визначаються ступінь і причини невідповідності між значущістю функцій і рівнем витрат на їх реалізацію, якістю виконання функцій.
Функції управління необхідно розділити на головні, основні і допоміжні.
Головна функція - це функція, для здійснення якої створено аналізоване підрозділ апарату управління організації.
Для ОВКіК головна функція - керувати зовнішньої кооперацією і комплектацією.
Основні функції необхідні для реалізації головної функції організації, без них не може бути здійснена головна функція.
Допоміжні, функції сприяють здійсненню будь-якої з основних функцій.
Виявлення основних функцій і відділення їх від допоміжних має важливе значення, так як серед останніх перебувають зайві або не властиві відділу функції - важливе джерело зайвих витрат і, отже, резерв зниження витрат на виконання сукупності управлінських функцій.
...
