документів, переданих в інші архіви, книги обліку фондів та документів, виділених до знищення, книги повідового обліку документів та ін
Архів вправі вести інші допоміжні облікові документи, які включаються в схему обліку документів. Допоміжні облікові документи можуть вестися на паперовому та/або електронному носії. br/>
2. Загальні вимоги до облікових документів архіву
У книгу обліку надходжень документів послідовно вносяться всі первинні та повторні надходження архівних документів. Кожне надходження справ у межах звітного року отримує порядковий номер у валовий послідовності. Щорічно на 1 січня підводиться підсумок кількості надійшли за рік архівних документів. Відомості, що заносяться до книги обліку надходжень і вибуття документів, служать основою для складання аркушів фондів. p align="justify"> У список фондів архівний фонд записується тільки один раз, при першому надходженні в архів. Не допускається внесення архівного фонду в список фондів раніше надходження його архівних документів на зберігання. Номер, присвоєний архівному фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається за ним у всіх облікових документах. Номери втрачених, переданих в інші архіви архівних фондів, а також номери архівних фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, архівні документи яких раніше використовувалися, не можуть бути присвоєні знову надійшли архівним фондам. Перенумерація фондів в архіві проводиться у виняткових випадках і тільки з дозволу Росархіву. p align="justify"> Об'єднані архівні фонди та архівні колекції враховуються на загальних підставах. Об'єднаному архівному фонду, освіченій з архівних фондів, раніше врахованих самостійно, присвоюється номер одного з архівних фондів, включених до його складу. p align="justify"> Назва архівного фонду вноситься до списку фондів на підставі історичної довідки або титульного аркуша опису справ, документів. Назва архівного фонду складається з повного і (в дужках) офіційно прийнятого скороченої назви фондоутворювача із зазначенням його підпорядкованості, місцезнаходження, крайніх дат існування. Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то в списку фондів вказується його остання назва в рамках періоду, за який прийняті архівні документи. p align="justify"> Назва об'єднаного архівного фонду складається з узагальненої назви включених до нього архівних фондів, з назви керівної організації та узагальненої назви підпорядкованих їй організацій, із переліку назв змінювали один одного організацій. Конкретні назви всіх організацій, архівні документи яких увійшли в об'єднаний архівний фонд, а також їх перейменування вказуються в листі фонду. p align="justify"> Назва архівного фонду особистого походження складається з прізвища та ініціалів особи, його псевдоніма, титулу, рангу, звання; назву архівного фонду родини роду - з прізвищ та ініціалів головних членів сім'ї або роду та їх титулів, рангів ...
