ми в наявності. p align="justify"> Безпосередню роботу з перевірки наявності та стану справ зручніше проводити удвох: один перевіряючий дивиться опис, інший - справи. Перший бере чергову справу, називає його шифр і зачитує заголовок, а інший перевіряє за описом ідентичність номера і заголовка. Потім перший перевіряючий переглядає аркуші справи, встановлює відповідність документів заголовку, наявність засвідчувального напису, перевіряє, чи немає випадково вкладених справ або окремих документів, а також фізичний стан документів. У разі виявлення недоліків він називає їх, щоб інший заніс номер справи у відповідні графи аркуша перевірки. p align="justify"> Записи в аркуші перевірки ведуться по кожній опису відокремлено. Записи за наступною опису починаються на новому аркуші. Так легше підводити підсумок, знаходити помилки, вносити виправлення після виявлення неточностей. Загальні зауваження про умови зберігання, про стан матеріалів даного комплексу та пропозиції (наприклад, про проведення знепилювання) можна записати в кінці листа. p align="justify"> .2. При проведенні перевірки наявності слід зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, зв'язках; підкладати на відповідні місця виявлені в ході перевірки неправильно підкладені справи перевіряється фонду (якщо така справа вже внесено в лист перевірки за іншою опису, можна внести виправлення в лист перевірки) ; вилучати з перевіряється фонду неправильно підкладені справи інших (вилучати і ізолювати справи, пошкоджені біологічними шкідниками для термінового проведення профілактичних робіт). Якщо серед справ фонду виявлені неописані справи, вони вилучаються і ставляться в кінець фонду за категоріями справ (постійні до постійних, тимчасові до тимчасових і т.д.). Опис документів в ході перевірки наявності не допускається, так як деякі з них вже могли бути враховані, але втратили обкладинку або не зашифрований. Всі ці питання з'ясовуються в ході розшуку невиявлених справ. p align="justify"> На кожне невиявлення справу складається картка, яка включається в картотеку невиявлених справ і ставиться там в порядку номерів фондів, описів, справ.
При виявленні в опису вільних, пропущених, літерних, повторних номерів, не врахованих у підсумковій запису, остання перескладалися, а в аркуші перевірки робляться відмітки по кожній групі помилок у відповідних графах. З листа перевірки узагальнені дані переносяться в акт. По закінченні перевірки наприкінці кожної опису (після засвідчувального напису) робиться запис В«перевіреноВ» і проставляється дата перевірки, а також посади і підписи осіб, які проводили її. p align="justify"> Якщо при перевірці наявності не виявлені якісь справи, по закінченні роботи приймаються заходи їх розшуку. Найбільша вірогідність знайти відсутні справи під тим же номером, але в комплексі справ іншого року або інший опису як неправильно підкладені. Однак вести розшук невиявлених справ рекомендується більш поглиблено. Для цього слід в...
