документів - щорічно;
особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (у державній бібліотеці - один раз на 5 років);
аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;
кінодокументів на нітрооснові - один раз на 2 роки.
У муніципальному архіві, музеї, бібліотеці, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.
Крім планових перевірок проводяться одноразові в наступних випадках: після переміщення справ в інше приміщення; після надзвичайних подій, що викликали переміщення (евакуацію) справ або доступ до сховищ сторонніх осіб; при зміні завідувача архівом або відповідального за архів особи ; при реорганізації або ліквідації установи.
Перевірка наявності документів проводиться працівниками архіву або комісією, яка призначається керівником установи. Підсумки перевірки оформлюються актом (по кожному фонду окремо). Після затвердження акта перевірки наявності та стану справ керівником організації за всіма пунктами акта (крім пунктів про невиявлення і невиправному пошкодженні справ постійного зберігання) в облікові документи вносяться відповідні зміни. p align="justify">. Перш ніж приступити до безпосереднього перегляду матеріалів, необхідно детально ознайомитися з документами справи фонду (акти про передачу справ, акти про виділення до знищення документів та ін.) Особливо ретельно треба вивчити документи попередньої перевірки наявності, а в процесі роботи з описами перевірити, чи внесені до них зміни за результатами минулих перевірок. У зв'язку з рассредоточением частин фонду в сховище необхідно звернутися до пофондового топографическому вказівником, щоб не пропустити будь-яких частин фонду. p align="justify"> У ході перевірки наявності та стану справ фонду встановлюється наступне: кількість справ, що значаться за описом і опинилися в наявності, в тому числі неописаних; якість підсумкових записів (облік літерних, вільних, повторних і пропущених номерів справ) ; наявність справ, що відносяться до інших фондів; кількість справ, що вимагають дезінфекції, дезінсекції, реставрації, відновлення згасаючих текстів, переплетення або підшивання, обробки, а також кількість невиправно пошкоджених справ. Перевірка наявності справ дозволяє виявити справи, помилково внесені в ту чи іншу опис (неправильно визначено фонд або справа віднесено не до тієї році, наприклад, якщо воно в процесі формування перейшло на другий рік і було включено в опис не по році заклади, а по року закінчення).
.1. Перевірка проводиться шляхом звіряння описових статей опису з описом справ на обкладинках: шифру справи, назви фондообразоватсля та його структурних підрозділів, діловодних індексів, заголовків справ, дат, кількості аркушів. Справи, видані у тимчасове користування, перевіряються по книзі та актам видачі і вважаються наявни...
