ивчити облікові документи з видачі справ зі сховищ; організувати розшук справ у структурних підрозділах, де вони утворилися, маючи на увазі можливе їх залишення для практичного використання і помилки в оформленні видачі; вивчити документи справи фонду (акти про виділення справ до знищення, видачі справ у тимчасове користування, раніше складені акти перевірки наявності, в яких ці справи, можливо, також вважалися відсутніми).
Знайдені справи підкладаються на місця, а в картці обліку необнаруженного справи записується - В«знайдено і підкладено до фондуВ». Справи, причина відсутності яких підтверджена документами, виключаються з описів та інших облікових документів. На справи, шляхи розшуку яких вичерпано (розшук може проводитися протягом року), складається акт про невиявлення, а на невиправно пошкоджені справи - акт про невиправних пошкодженнях справ. Такі справи знімаються з обліку в установленому порядку. p align="justify"> Лист перевірки наявності та стану архівних документів складається безпосередньо в ході перевірки, як правило, на кожну опис справ, документів окремо. При перевірці невеликих за обсягом архівних фондів допускається складання одного аркуша перевірки на всі описи справ, документів. У разі виявлення в ході перевірки наявності та стану архівних документів недоліків, не передбачених графами аркуша перевірки, а також при поаркушної перевірці справ, в лист вводяться уточнення і додаткові реквізити. Листи перевірки нумеруються у валовому порядку в межах архівного фонду по кожній перевірці і підписуються виконавцями. p align="justify"> На підставі листа (листів) перевірки складається акт перевірки наявності та стану архівних документів. Одночасно з актом перевірки наявності та стану архівних документів при необхідності складаються акт про технічні помилки в облікових документах; акт про виявлення архівних документів; акт про невиправних пошкодженнях документів та інші акти (додаток). p align="justify"> .3. Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів паперу і текстів. Оцінюється також зовнішній вигляд і особливості паперу, характер і ступінь її ушкодження. Наявність і види дефектів паперу або тексту визначають візуально при полістном перегляді справи для кожного документа. Всі виявлені недоліки записуються в лист перевірки, який є робочим документом, а потім після з'ясування та усунення деяких питань, що виникли в ході перевірки, на підставі підсумкових записів по кожній графі аркуша перевірки складається акт. Неприпустимо робити будь-які позначки і записи в описах та інших облікових документах, так як вони можуть дезорієнтувати працівників архіву та дослідників у майбутньому. p align="justify"> Перевірка фізико-хімічного та технічного стану архівних документів в процесі зберігання проводиться з метою виявлення пошкоджених архівних документів та архівних документів з потенційно небезпечним фізичним або біологічним станом і здійснюється: цільовим порядком; в ході...
