та повинне контролюватися з моменту постановки на контроль, після здійснення якої документ має бути переданий виконавцю (виконавцям). При цьому бажано, щоб група контролю або співробітник, відповідальний за контроль, провели перевірку своєчасності доведення документа до конкретного виконавця. p align="justify"> Протягом терміну виконання документа повинні здійснюється попередні перевірки і регулювання ходу виконання, результати яких, як правило, також фіксуються в реєстраційно-контрольній картці. Відповідальність за правильність поданої інформації несуть виконавці. p align="justify"> Перевірки можуть проводитися в усній або письмовій формі. В останньому випадку службою контролю готуються письмові нагадування. Вони можуть бути присвячені як конкретного завданням, так і окремим документом або виконавцю. Можлива також підготовка та розсилка нагадувань, що містять відомості про документи, що знаходяться в одному або декількох структурних підрозділах. p align="justify"> Строки здійснення попередніх перевірок ходу виконання документів повинні бути закріплені в регламенті організації (або за його відсутності в інструкції з діловодства).
Зняття документу з контролю здійснює керівник, який встановив контроль, або за його дорученням служба ДОП, зняття документа з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28).
В
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання і повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або якщо в представлених по ньому матеріалах про виконання не дано додаткових доручень і матеріали не повернуті на доопрацювання. Передача документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для зняття їх з контролю або перенесення термінів виконання. Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма і процедура виконання не відповідає завданням, вона повинна бути вправі повернути документ на доопрацювання без продовження термінів виконання. p align="justify"> Дані про хід та результати контролю за виконанням документів повинні враховуватися і періодично узагальнюватися, тобто аналізуватися. Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються щомісячно і представляються у вигляді зведень із структурою, закріпленої в організації. p align="justify"> На основі результатів аналізу розробляються і приймаються заходи щодо прискорення виконання документів, підвищенню якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю та управління в цілому.
3. Форми контролю
Існує дві форми (тобто способу ведення) контролю за виконанням документів:
В· ручна строковість картотека (або контрольно-довідкова картотека);
В· автоматизована система контро...
