лю виконання документів.
При веденні контролю за виконанням документів за допомогою строкової картотеки , тобто в ручному режимі, використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластмасовими) роздільниками. Тридцять один роздільник - це числа місяця (31 день). У них розставляють реєстраційно-контрольні картки у відповідності зі строками виконання, тобто кожну картку кладуть у роздільник з позначенням числа, на яке документ повинен бути виконаний. За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде зазначений новий, продовжений термін виконання. Таким чином, за строкової картотеці легко можна дізнатися, що на який день має бути виконане.
При здійсненні контролю за виконанням документів співробітник, відповідальний за його проведення, виймає з картотеки картки на всі завдання поточного дня (поточний контроль) і картки на завдання, термін виконання яких закінчується через 3 дні (попереджувальний контроль) , і перевіряє хід виконання. Це може бути особистий опитування, опитування по телефону і т.п. Отримана інформація про хід виконання завдання заноситься на зворотний бік реєстраційно-контрольної картки. br/>В
Ліва сторона
В
Зворотний бік
Після зняття документа з контролю реєстраційно-контрольна картка виймається з строкової картотеки і переставляється в довідкову, так як вона містить більш повні відомості про документ (хід і характер виконання документа). Картка, що знаходилася в довідковій картотеці, вилучається і використовується при необхідності в інших довідкових картотеках. br/>
4. Автоматизований контроль за виконанням документів
Найбільш раціональним є сьогодні автоматизований контроль за виконанням документів , який ведеться за допомогою персональних комп'ютерів і спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматично отримувати всілякі зведення і звіти. Таке програмне забезпечення дозволяє автоматично відстежувати терміни виконання документів, формувати нагадування виконавцям і зведення про виконання контрольних документів. Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні поля В«Термін виконання (Контрольна дата)В» в реєстраційній картці документа. Одночасно на підлягає контролю документ може ставитися оцінка про контроль - спеціальний штамп у вигляді літери В«КВ», слова В«КонтрольВ» або просто робиться відмітка яскравим олівцем (К). Це привертає увагу виконавця до контрольованого документа. Відміт...
