затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно. p align="justify"> Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:
порядковий номер у межах масиву документів;
індекс за номенклатурою справ.
1.4 Контроль виконання документів
Функція контролю виконання покладається на відповідального за діловодство, а також на лінійних керівників, які несуть відповідальність за своєчасне виконання рішень, що належать до сфери їх компетенції.
Формальний контроль поділяється на:
. Попередній, який має активне управлінський вплив на хід виконання документів і регулює процес підготовки та прийняття рішення. Попередній контроль відстежує ті процедури, які передують прийняттю рішення. p align="justify">. Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично і забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства. p align="justify"> Контролю виконання підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають прийняття рішення, складання відповідей, внесення змін до нормативних та інструктивні документи.
Предметом контролю в розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів служать не самі документи, а які у них завдання і терміни.
Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із зазначенням типових строків їх виконання вказується в інструкції з діловодства і містить найбільш важливі з точки зору цілей організації види документів.
У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:
. Постановка на контроль. p align="justify">. Ведення контролю. p align="justify">. Зняття з контролю. p align="justify">. Аналіз виконавської дисципліни. p align="justify"> Документ вважається виконаним і знімається з контролю після реального і остаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що містяться в документі і резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленим установою або наявністю документального підтвердження виконання документа.
При організації діловодства в системі управління слід виходити з того, що документообіг - одна з найважливіших обслуговуючих функцій, яка повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділеними працівниками. Функцією такої служить документаційне забезпечення діяльності установи, куди входять прийом, облік, розподіл, друк і розмноження, а також відправка документів, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовка справ до здачі в архів. p align="justify"> Наступна функція - це організаційно-методичне керівництво діловодством підрозділи, технічне і програмне забезпечення системи діловодства та навчання і підготовка...
